Cuentas empleadas en el procedimiento de inventarios perpetuos

Podemos entonces decir que este procedimiento de inventarios perpetuos o constantes emplea tres cuentas, a saber:

1. Almacén
2. Costo de ventas
3. Ventas

Antes de explicar los movimientos y saldos de estas cuentas, precisamos enunciar el hecho de que la esencia del procedimiento consiste en la determinación y conocimiento fácil y oportuno de las existencias en el almacén en cualquier momento (inventario final), el costo de ventas y las ventas netas.

Esto no implica que solamente se tengan que emplear tres cuentas, ya que de conformidad con las necesidades de información financiera de cada empresa, se podrán emplear cuentas particulares para las devoluciones y rebajas sobre ventas, con lo que el procedimiento emplearía cinco cuentas, situación que de ninguna manera se contrapone con la esencia mencionada, ya que para obtener las ventas netas, lo único que tendremos que hacer es ajustar las cuentas de devoluciones y rebajas sobre ventas netas. Situación análoga se presenta con los costos incidentales, como se comentará en párrafos siguientes

Movimiento y saldo de las cuentas (procedimiento técnicamente puro):

SALDO

Su saldo es deudor y representa al finalizar el ejercicio (y en cualquier momento) el importe del inventario final, valuado a precio de costo.

PRESENTACIÓN

Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo circulante, formando parte de los inventarios.

En un procedimiento combinado se registran por separado en cuentas específicas las operaciones de: gastos sobre compras, devoluciones, rebajas y bonificaciones sobre compras, a precio de costo, y devoluciones rebajas y bonificaciones sobre ventas a precio de venta.

Si partimos de la base de lo que el procedimiento requiere para brindar su mayores beneficios de información financiera en lo concerniente a las existencias de mercancías propiedad de la entidad (inventario final), se hace necesario que los registros contables controlen y registren en la cuenta de almacén, las entradas y salidas físicas al mismo, así como las tarjetas auxiliares de almacén, con lo cual podremos en cualquier momento verificar la exactitud de los datos asentados tanto en el mayor como en los auxiliares, contra los resultados obtenidos por los inventarios (recuentos) físicos.

Al amparo de lo anterior, independientemente de que ya hicimos mención de las ventajas que desde el punto de vista técnico y operativo reporta considerar a los gastos sobre compra no como incrementos al precio de costo de la mercancía, sino como gastos de operación del periodo (costos incidentales), resulta claro que tales gastos sobre compra no constituyen en sí una entrada al almacén, y su incorporación al precio de costo unitario, mediante el prorrateo, en ocasiones no justifica su utilidad debido al costo que implica. Por analogía, las rebajas sobre compra, que no representan realmente una salida de mercancías del almacén, tampoco se contabilizarán dentro de la cuenta del almacén.

Por lo tanto, los gastos sobre compra y las rebajas sobre compra se registrarán en cuentas independientes, las cuales se considerarán como gas tos y productos del periodo, mostrándose en el estado de resultados no como parte integrante del costo de ventas, sino dentro de los gastos de operación.

Lo anterior se constatará y confirmará con mayor cl aridad al resolver el ejemplo que hemos venido utilizando en los procedimientos global y analítico.

Obsérvese que al hablar de estos costos incidentales, tenemos que abrir otras dos cuentas, pero la integridad del procedimiento no se altera, ya que conservaremos sus ventajas y seguiremos conociendo el inventario final, el costo de ventas y las ventas netas.

En relación con la segunda interrogante: ¿por qué no aparecen registradas las rebajas sobre venta? aquí la respuesta es también lógica y bastante fácil de comprender; la cuenta de almacén se registra a precios de costo, y toda vez que las rebajas sobre venta son reducciones concedidas a los clientes sobre el precio de venta, entonces su registro deberá hacerse en una cuenta a precio de venta, como lo es ventas.

SALDO

Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancías vendidas durante el ejercicio; es decir, representa el costo de ventas.

PRESENTACIÓN

Se presenta en el estado de resultados en la primera parte, en la determinación de la utilidad bruta.

SALDO

Su saldo es acreedor y representa las ventas netas (antes de recibir el ajuste del costo de ventas), ya que después de ese ajuste su saldo representa la utilidad bruta.

PRESENTACIÓN

Se presenta en la primera parte del estado de resultados, en la determinación de la utilidad bruta.

Fuente: Apuntes de la materia Contabilidad de Costos de la UNIDEG