Mantenimiento de registros financieros y presentación de informes

En una AGPA, los recursos para la generación de ingresos (tales como el lugar de reunión, el mobiliario, los suministros, el dinero en caja y los depósitos bancarios) son propiedad conjunta de todos los miembros individuales.

Éstos, a su vez, eligen a la Junta de la AGPA y a un Equipo de Gestión para que administren sus recursos. El sistema de registro financiero es una herramienta importante que ayuda al Equipo de Gestión y los miembros de la Junta a manejar estos recursos colectivos de manera más rentable y eficaz.

También se utiliza para proporcionar periódicamente a los miembros individuales datos sobre los resultados económicos de la AGPA, y facilitar a los miembros de la asociación, los miembros de la Junta y el Equipo de Gestión información sobre dos temas importantes:

– qué recursos utiliza la AGPA para prestar servicios a los miembros y generar ingresos, y quién se los ha proporcionado; y
– si las actividades de prestación de servicios de la AGPA generan ingresos netos (ganancias) que pueden sumarse a sus recursos y ayudar a la AGPA a crecer.

Al conocer exactamente qué recursos se emplean y de dónde proceden, la AGPA puede encontrar modos más eficaces de manejar sus servicios. Tras saber cuánto se ha gastado y ganado, sus líderes y miembros están en condiciones de asegurar que los ingresos generados por la asociación sean suficientes para sufragar sus costos.

En breve, los registros financieros permiten determinar con mayor facilidad si la actividad económica da buenos resultados o no. El hecho de llevar registros también ayuda a los/las líderes y miembros de la AGPA a recordar quién ha pagado qué, dónde se ha utilizado el dinero, quién ha recibido qué cantidad y cuánto ha de reembolsarse.

Sin registros escritos es fácil olvidar estos detalles, lo que puede dar lugar a discusiones. Anotar en los registros el costo y el valor de todos los bienes y servicios, el modo en que se han empleado los recursos y los ingresos que se han producido es igualmente útil para planificar el crecimiento futuro.

Fuente: Guía para el desarrollo de asociaciones intergrupales de la FAO