Reuniones largas
Uno de los principales problemas es la duración de las reuniones. Cuando una reunión dura demasiado los miembros se sienten frustrados e impacientes y están demasiado cansados o distraídos para concentrarse en la reunión.
Si las reuniones son siempre excesivamente largas, es posible que los miembros empiecen a llegar tarde o ni siquiera participen.
Por esto, reuniones largas pueden reducir la productividad de la AGPA al retrasar la toma de decisiones o al llevar a que se tomen decisiones desacertadas. Una reunión demasiado larga también puede llevar a que la AGPA sea menos democrática dado que los miembros que tienen más resistencia pueden llegar a dominar a los que se cansan antes.
Hay muchos métodos para mantener las reuniones dentro de límites temporales aceptables, entre los cuales los siguientes:
– Mantener la reunión centrada en el tema por tratar. El/La Presidente/a de la AGPA debe alentar a los miembros a ajustarse rigurosamente a los temas del programa. Por ejemplo, es posible que tenga que interrumpir a un miembro que hable demasiado o que se desvíe de la cuestión.
La AGPA podrá nombrar asimismo a un/a moderador/a diferente para cada reunión, de modo que los miembros adquieran experiencia y tomen conciencia de la importancia de aclararse las ideas antes de las reuniones, de hablar sólo cuando sea necesario, de escuchar con atención a los demás, y de reflexionar bien antes de tomar una decisión.
– Fijar un plazo límite para clausurar la reunión. A menudo es conveniente acordar de antemano el momento exacto de clausura de la reunión y permitir que no se prolongue nunca por más de algunos minutos con respecto al plazo establecido.
De esta manera los grupos asociados podrán confiar en que su reunión terminará a la hora establecida. Si los participantes no consiguen examinar todos los temas del programa, se darán cuenta de que es importante que en las reuniones futuras sean más eficientes.
– Limitar el número de los temas del programa. La AGPA puede acortar la duración de sus reuniones limitando el número de temas del programa. El tiempo para reunirse es precioso y los grupos deben utilizarlo sólo para lo que debe hacerse junto con los demás en el ámbito de un grupo reunido o una asamblea.
En general, las reuniones deben convocarse solamente para fortalecer la cohesión del grupo, compartir informaciones e ideas importantes, y tomar decisiones que afecten al grupo. Todo lo que pueda hacerse fuera de las reuniones deberá hacerse en otro contexto.
– Fijar un límite para cada tema del programa. Para los grupos podría resultar útil, además, que se limite el tiempo a disposición para debatir cada tema incluido en el programa de la reunión.
De no ser así, es posible que el grupo emplee todo el tiempo a disposición para examinar solamente los primeros temas. El hecho de fijar límites temporales para cada tema también ayuda al/la promotor/a a llevar adelante la reunión a través de todo el programa previsto.
Fuente: Guía para el desarrollo de asociaciones intergrupales de la FAO
