¿Es necesario contar con normas y procedimientos escritos?

Las familias establecen normas para reducir al mínimo las discusiones dentro del hogar. Los grupos más grandes, como las AGPA, hacen exactamente lo mismo.

Siempre resulta oportuno establecer algunas normas y procedimientos uniformes para elegir a los líderes, definir derechos y responsabilidades, organizar las reuniones y adoptar decisiones.

Dado que a menudo los miembros olvidan qué son las normas, es oportuno dejar constancia de éstas por escrito. Por lo general, en una fase temprana de desarrollo, las AGPA elaboran una constitución o conjunto de normas propios,

que luego someten a la aprobación de la Asamblea General de los Miembros. Si más tarde se hace necesario modificar la constitución, ésta puede “enmendarse” mediante una reunión especial de la Asamblea General.

Elementos de la constitución de una AGPA

Una constitución es un breve documento escrito, formulado y aprobado por la asamblea General de los Miembros, en
el que se describen los objetivos y procedimientos de la asociación. Es indispensable contar con un conjunto básico
de “reglas del juego”.

La constitución recuerda a cada uno los objetivos de la AGPA establecidos y los procedimientos que ha de seguirse para asegurar que se promueva y protejan de manera adecuada los intereses de todos y cada uno de los miembros. Contribuye a garantizar que la asociación funcione sin impedimentos.

Las constituciones de las AGPA varían en cuanto a interés central y complejidad, según el tipo de actividad que eligen emprender sus miembros. Pero todas contienen invariablemente los elementos siguientes:

– Nombre, ubicación, miembros fundadores y fecha de fundación.
– Finalidad y objetivos
– Principales servicios que ha de proporcionar la AGPA.
– Condiciones exigidas para adquirir la cantidad de miembro.
– Derechos tareas y responsabilidades.
– Estructura de gobierno y funciones y responsabilidades de los varios órganos de adopción de decisiones de la AGPA.
– Normas que regulan la elección, mandato y rotación de los/las funcionarios/as.
– Cuotas de asociación: importe y frecuencia de pago.
– Normas que han de aplicarse en la movilización de las contribuciones financieras adicionales aportadas por los miembros.
– Normas para una rendición de cuenta periódica
– Procedimientos que han de adoptarse si se decide disolver la AGPA.
– Procedimientos que debe seguir la Asamblea General de los Miembros para enmendar una parte o la totalidad de la constitución vigente.

Fuente: Guía para el desarrollo de asociaciones intergrupales de la FAO