Método numérico

Este método consiste en asignar un número progresivo a los expedientes que es necesario conservar ordenadamente. Se le denomina indirecto debido a que se requiere consultar un catálogo para localizar un expediente determinado.

Los pasos a seguir en este método son.

1) Apertura y Numeración
2) Inversión de nombres
3) Registro de expedientes
4) Catalogación de cédulas

1) En el siguiente esquema se encuentra una serie de nombres pertenecientes a expedientes individuales, en los cuales se llevó a cabo la apertura anotando un número progresivo conforme fueron recibidos y en la carpeta se escribió con mayúsculas el nombre de la persona en su forma normal.

2) Posteriormente se encuentran los nombres de las personas en forma invertida, apreciándose que los dos apellidos y la letra inicial del nombre van con mayúsculas; dicha inversión será utilizada para llevar a cabo el registro de expedientes y el ordenamiento del catálogo de cédulas.

3) Después se presenta el registro de expedientes que se realiza en tarjetas de cartulina de 12.5 x 7.5 cms, anotándose el nombre de la persona,asunto o dependencia debidamente invertido.

4) Una vez que se tienen las cédulas elaboradas, se procede a ordenarlas en forma alfabética, sin tomar en cuenta el número progresivo, por lo que la numeración aparecerá en forma desordenada como se observa en el ejemplo.

Documentos para apertura

INVERSIÓN DE NOMBRES

1. FUENTE MARTINEZ, Rodolfo de la
2. HUERTA LEMUS, Raúl
3. CAMPO ORTIZ, David del
4. ENRIQUEZ GOMEZ, Teresa
5. GONZALEZ ORDUÑA, Aurelia
6. RICARTE CESPEDES, German
7. CASTILLO RAZO, Mercedes
8. CHAÑI ESPINDOLA, Dora María
9. ROSELLO ROSETE, Elisa
10. LOPEZ DE NAVA CAMARENA, Judith

REGISTRO Y CATALOGACIÓN

Fuente: Manual de archivo de la Universidad Nacional Autónoma de México