Origen de la administración de documentos

La administración de documentos aparece como disciplina en los Estados Unidos en la década de los años cincuenta.

Fue resultado y respuesta al grave problema de producción explosiva de documentos que venía presionando tanto la calidad y eficacia de los servicios archivísticos, la instalaciones y la organización técnica de los mismos.

En México, esta disciplina se empieza a instrumentar en las décadas de los setentas y ochentas para tratar de soluciona el problema de la sobreproducción de documentos que estaba afectando a la eficiencia de los archivos en todos los niveles de gobierno.

Esta sobreproducción de documentos, conocida como explosión documental, fue provocada por la rápida difusión de equipos y técnicas de producción y reproducción de documentos tales como las máquinas de escribir, fotocopiadoras y computadoras, lo que generó una cultura de las mil y una copias.

También, el crecimiento acelerado de la oferta y la demanda de bienes y servicios entre la población y las instituciones, provocó una diversificación y compilación de las funciones de las administraciones y por lo tanto un aumento importante en la producción de documentos.

La administración de documentos incorpora a la archivística tradicional tres conceptos básicos:

– la teoría de las tres edades (ciclo vital de los documentos),
– la selección documental y
– el flujo y la transferencia documental, contribuyendo así al control de la explosión documental y convirtiendo a la archivística tradicional en una disciplina administrativa proactiva que interviene desde la creación de los documentos hasta su destino final.