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 :: Programación de actividades

Al clarificar objetivos y prioridades la capacidad de administrar el tiempo mejora en gran medida, sin embargo, para que resulte verdaderamente exitosa requiere de una programación cuidadosa y regular de actividades y tiempo.
Programar las actividades que se deben realizar es determinar qué debe de llevarse a cabo, cómo, quién, cuánto, con qué, y en donde deben efectuarse para poder lograr los objetivos del puesto que desempeña.

Programar es una disciplina mental que requiere de organización y control. Programar el uso eficiente del tiempo es poner en práctica los siguientes pasos:
  • Clarificar objetivos.
  • Definir todas las actividades prioritarias de acuerdo con las tareas que sean más importantes para el logro de los objetivos.
  • Enumerar todas las actividades del día y designarles dos códigos, uno que se refiera al valor de la actividad y otro a la urgencia con que debe realizarse.
  • Evaluar todas las actividades que parezcan urgentes.
  • Cuestionar las actividades que alteren el plan diario.
  • Desarrollar el hábito de atender las actividades más importantes y valiosas.
Peter Drucker, experto en el tema comenta lo siguiente:

"Los ejecutivos que realmente logran que se hagan las cosas no empiezan por su trabajo sino por su tiempo... Los ejecutivos que muestran el más asombroso crecimiento en su eficiencia son los que se preocupan por tener un poco más de tiempo discrecional. La administración del tiempo propio exige perseverancia, autodisciplina; y ninguna otra inversión rinde los más altos dividendos en lo que se logra y en lo que se rinde"

Una herramienta muy valiosa para programar las actividades importantes y lograr los objetivos de largo plazo es llevar un Registro de Proyectos.

El registro de proyectos

Es una lista de todas las tareas, actividades o proyectos que se quieren atender en un período determinado de tiempo. Debe contener la siguiente información:
  • Código de prioridad para indicar el valor que representa la actividad en cuanto al logro de los objetivos.
  • Actividad, tarea o proyecto que debe ser afectado.
  • Fecha de vencimiento que indique cuándo deberá quedar concluida la labor.
  • Cálculo del tiempo que llevará terminar la tarea.
Las actividades incluidas en el registro de proyectos representan los objetivos a corto plazo que deberán ser cumplidos en las siguientes semanas. Las nuevas tareas asignadas deberán agregarse al final de la lista y tachar o eliminar los asuntos terminados.

Es importante asegurarse de que las actividades seleccionadas realmente contribuyan al logro de los objetivos a largo plazo. Existen otras herramientas que ayudan a programar el uso del tiempo de manera adecuada y provechosa.

El plan semanal

El plan semanal contiene las actividades que deben llevarse a cabo para lograr los objetivos semanales. Debe correlacionarse con el Registro de Proyectos para evitar omisiones o desviaciones importantes.

Especifica, además de los objetivos semanales y las actividades a desarrollar, la secuencia en que estas tareas deben realizarse, el tiempo que requiere cada actividad para ser concluida y el día de la semana que se dedicará para su realización. El preparar un plan semanal aumenta el control sobre las situaciones que propician una semana muy ocupada, complicada y poco provechosa.

Algunas alternativas para mejorar el aprovechamiento de un Plan Semanal:
  • Delegar parte de algún trabajo o tarea.
  • Trabajar más horas a la semana.
  • Orientar los objetivos hacia logros más razonables y factibles
  • Reducir situaciones inesperadas para controlar más el tiempo
  • Analizar y mejorar el método de trabajo para reducir pasos de ejecución y tiempo.
El plan diario

Al terminar el Plan Semanal es conveniente completar un Plan Diario de cosas por hacer hoy que sea acorde con los objetivos semanales. Enumere las actividades previamente seleccionadas en el Plan Semanal para realizar ese día. Enliste las tareas diarias que deberán llevarse a cabo, identifique prioridades y calcule el tiempo que se requiere para cada tarea.

El Plan Semanal funciona mejor si se prepara el viernes previo a la semana que se está programando, y el Plan Diario si se hace al final de cada día. Es necesario incluir en la programación de actividades suficiente flexibilidad para atender lo inesperado.

La flexibilidad que cada persona necesita en el manejo del tiempo es diferente; como regla general, un 25% del día debe disponerse para cuestiones inesperadas. Lo esencial es que el orden de cualquier programación debe incluir primero las actividades prioritarias, las actividades más importantes.

Para mejorar las aptitudes personales de programar el tiempo, es muy útil comparar lo que se planeo contra lo que realmente se hizo en ese tiempo, esto ayudará a ser más realista y efectivo en las próximas planeaciones.

 
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