Diario Tecnologico - Falta de instructivos para uso de e-mail retrasa los negocios

El desconocimiento tiene un impacto comercial significativo y así lo han puesto de manifiesto el 61% de los empleados participantes en un sondeo, al afirmar que las decisiones comerciales se retrasan debido a correos electrónicos no respondidos.

Un estudio europeo encargado por palmOne demuestra que la falta de una guía de comportamiento ante el correo electrónico nos hace perder mucho tiempo. Como consecuencia, se “bombardea” con más correos para conseguir una respuesta, se mandan correos urgentes sin ninguna llamada de atención y se escriben mensajes con un exceso de palabrería y una mala redacción que provoca malentendidos y daña las relaciones.

El estudio ha demostrado que la actitud es tan importante como la facilidad de acceso. Un texto descuidado irrita al personal de una empresa y un correo mal redactado supone para muchos una falta de respeto. En el peor de los casos, uno de cada diez encuestados ha tenido enfrentamientos debido a malos entendidos por el tono de los mensajes, y algunos han admitido haber mentido al decir que no habían recibido un correo.

La facilidad para acceder a nuestro correo es algo que nos obsesiona; el 62% siente la necesidad de leer sus mensajes tan pronto como le llegan, y la quinta parte se preocupa si no tienen capacidad de acceso móvil en tiempo real. Pero el modo en que los respondemos, y en muchos casos el modo en que no respondemos (el 79% de los que envían un correo deben esforzarse por obtener una respuesta) puede tener consecuencias graves en el rendimiento de la empresa.

Según François Bornibus, vicepresidente de palmOne EMEA, “se espera que para el 2005 la media de correos electrónicos enviados cada día supere los 36.000 millones . El correo electrónico ha supuesto una revolución en nuestra forma de entender la comunicación y los negocios, pero cuando su uso se expanda aun más y el empleo de teléfonos inteligentes para acceder a él se convierta en norma, será necesario un cambio de comportamiento, una nueva actitud ante el correo. De lo contrario, los siete pecados capitales identificados por nuestro estudio sólo se agravarán”.

El estudio de palmOne identifica los siete pecados capitales más sufridos por los trabajadores que emplean correo electrónico:

1. PASARLO POR ALTO.
2. NEGACIÓN.
3. SUPOSICIÓN.
4. PALABRERÍA.
5. PARA TODOS.
6. DEJADEZ.
7. FALTA DE TACTO.

El estudio indica que el estrés y la irritación causados por el correo electrónico tienen dos causas principales: En primer lugar, el estudio demuestra que existe un exceso de confianza en el correo solo como medio de transmisión de información clave, por lo que se retrasan las decisiones comerciales al tener que perseguir las respuestas. Esto se agrava por el hecho de que algunos responsables no pueden contestar su correo por falta de acceso a él o porque se sienten saturados por la gran cantidad de correos que esperan en su bandeja de entrada.

En segundo lugar, el personal no le da la suficiente importancia al estilo, contenido y tono de su correo electrónico y esto repercute negativamente en las relaciones comerciales internas y con terceros.

Consejos de palmOne para una actitud ante el correo electrónico más inteligente.

1. CONFIRME SIEMPRE LA RECEPCIÓN.
2. NO REHUYA EL ASUNTO.
3. NO DE NADA POR SENTADO, LLAME.
4. VAYA AL GRANO.
5. PREGÚNTESE SI NECESITAN ESTAR TODOS COPIADOS.
6. EN FORMALIDAD, PEQUE POR EXCESO.
7. EVITE LOS JUICIOS PRECIPITADOS.

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Fuente: Diarioti.com