Diario Tecnologico - Consejos para usar tu email responsablemente

El correo electrónico (e-mail en inglés) nos mantiene en contacto con parientes y amigos. Por su conveniente rapidez y eficacia, se ha convertido en una necesidad aprendida. Esta ventaja moderna requiere la responsabilidad de los usuarios o se puede convertir en una maldición.

(DT, AGENCIAS) Algunas puntos que deberás considerar al usar un email son:

Como los virus y gusanos cibernéticos se transmiten por e-mail, para enviar y recibir e-mails de forma responsable, necesitas un buen programa antivirus. Este programa debe estar adecuadamente configurado y activado en tu computadora. No olvides que de muy poco te sirve el antivirus si no lo actualizas por lo menos una vez a la semana. Las actualizaciones se descargan e instalan automáticamente solo si así lo tienes configurado en el programa. De no tener adecuada protección antivirus… No envíes ni recibas e-mails, pues tu computadora sería un tesoro para los delincuentes cibernéticos y un peligro para el resto de nosotros.
Es esencial conocer el uso de todos los componentes del interfaz en el cliente que estas usando, ya sea un programa instalado en la computadora o servicio en línea. No necesitas un maestro para adquirir este conocimiento, lo puedes lograr leyendo tutores o ayuda del cliente y experimentando con su interfaz. ¡No te preocupes, que de ninguna manera vas a causar daño a la computadora! Aprende la función de cada botón y campo en tu cliente. No es necesario enviar un e-mail para realizar este experimento de aprendizaje. Puedes ejercer casi todos los componentes del interfaz excepto “Enviar” o “Send” terminando el ejercicio con “Cancelar” o “Cancel” o cerrando la ventana de composición sin guardar.
Recopila las direcciones electrónicas de tus parientes y amigos. Generalmente en el cliente puedes acumular tu lista de “Contactos” o “Contacts” o en la libreta de direcciones que ya tienes en el sistema operativo de tu computadora. La dirección de e-mail se compone de dos partes que las separa un símbolo de arroba (@). Para ejemplo veamos que, buenamigo@sucasa.com es una dirección donde “buenamigo” representa el nombre de usuario y “sucasa.com” el dominio donde “buenamigo” recibe su correo.
Te sorprenderá saber que muchos usuarios no saben como redactar un mensaje nuevo. Estos usan el botón “Reenviar” o “Forward” y “Contestar” o “Reply” indiscriminadamente y eso los hace irresponsable. Para redactar y enviar un mensaje, entra a tu lista de contactos y haz doble clic en el nombre apropiado. Esta acción abre la ventana de composición con la dirección ya insertada en el campo “Para” o “To:”.
Si el mensaje va a más de una persona, puedes agregar más direcciones haciendo clic sobre las letras que indican “Para:” o “To:” o “Cc: (Copia carbón)” y nuevamente se abrirá la lista de contactos. Ahí podrás hacer doble-clic a la dirección correspondiente como hiciste con la primera.
Cuando tu lista de contactos no contiene la dirección que deseas, puedes entrarla manualmente en el campo “Para:” o “To:” o “Cc:” en la ventana de composición o si la tienes en un archivo en tu computadora, puedes copiarla a memoria y pegarla dentro del campo apropiado. Recuerda que es de mal gusto e imprudente divulgar la dirección de otra persona sin su consentimiento (como también lo es enviar cartas en cadena).
Si quieres enviar el mismo mensaje a más de un contacto, puedes remitir múltiples e-mails por separado, pero es más rápido y simple poner todas las direcciones en el campo “Bcc” (Blind carbon copy) lo cual envía una copia del mensaje a todos mientras que omite las direcciones de los destinarios en el cabezal del mensaje. Aún así, tienes que llenar el campo “Para:” o “To:” y lo mejor es poner una dirección ficticia como saludos@todos.com o algo por el estilo. Es lamentable que en casi todos los clientes de e-mail el campo “Bcc” no es visible excepto cuando lo invocas y quizás por eso pasa inadvertido para muchos usuarios. Si no lo encuentras, búscalo por medio de la ayuda o tutor del cliente. ¡Es importante!
En el campo designado “Asunto:” o “Subject:” debes escribir el tópico de tu mensaje usando la menor cantidad de palabras posible. Por ejemplos: “Contrato Listo” o “La Casa Nueva” o “Carlitos Regresó” y así por el estilo. Muchas veces el asunto le indica al lector si debe leer el mensaje o simplemente suprimirlo sin perder tiempo.
Los mejores mensajes son cortos e informales. Antes de enviar cualquier e-mail es buena idea conocer el estándar de etiqueta que debemos observar y la calidad de información apropiada para la persona con quien nos comunicaremos. ¿Qué cosas son de buen gusto y cuáles son inapropiadas? Pregúntate: ¿Es necesario enviar este e-mail? ¿Le interesa o necesita esta información? ¿Lo leerá o simplemente lo va a descartar? Considera que leer el correo toma tiempo y muchos prefieren suprimir el correo proveniente de alguien que habitualmente les hace perder tiempo con e-mail que carece de importancia.
En cuanto al botón designado “Reenviar” o “Forward” debes de usarlo en muy raras ocasiones, pues generalmente es de mal gusto reenviar lo que recibes. Rompe la cadena y puedes confiar que nada malo va a suceder. La mayoría de e-mails son cartas en cadena o asuntos mundanos que se pueden catalogar como basura aunque estos indican que si no los reenvías prontamente, causaras una calamidad. Pregúntate, ¿Enviaría yo esto por correo postal? Nota que esos e-mails usualmente traen un cabezal repleto con direcciones de gente que no conoces y varios archivos adjuntos. Esas manadas de direcciones y los archivos adjuntos son un tesoro para los delincuentes del Internet y una amenaza para nosotros. Resiste la tentación o curiosidad y elije el buen gusto. Veras que malo o bueno, lo prometido no ocurrirá y tus amigos lo agradecerán.
Si es posible no envíes “archivos adjuntos” o “attacments” pues varias cosas indeseables pueden suceder. Por ejemplo, si envías un archivo en formato PPS (Power Point Slide Show) o PDF (Portable Document File) y la otra persona no tiene el programa adecuado para leerlo, estas perdiendo tu tiempo y haciendo que la otra persona pierda el suyo. Digamos que quieres enviar un documento con el formato de OpenOffice.com, la otra persona necesitaría tener ese programa instalado en su computadora para poder abrir el archivo. En este caso es preferible abrir el documento en su propio programa, copiarlo a memoria y regresando al cliente pegarlo en el área de texto. Muchas veces estos diferentes formatos resultan ser incompatibles y a veces, luego de pasar por los filtros de varios servidores, llegan corruptos a su destino. Otra consideración indica que es muy común recibir virus en archivos adjuntos. Por eso, hay quienes no abren los archivos adjuntos que no han solicitado y simplemente los suprimen.
Trata de no enviar archivos grandes como fotos, imágenes graficas, películas, videos, sonido y así por el estilo. Generalmente los casilleros electrónicos de proveedores de Internet tienen un límite de 5 MB (Mega Bite), lo que quiere decir que si envías un e-mail de 4.95 MB el destinario no podrá recibir e-mail hasta que vacíe su casillero. Esto crea una inconveniencia, pues si otra persona envía e-mail a ese casillero, le será devuelto. Debes comprimir los archivos antes de enviarlos. Si deseas enviar algo muy pesado, pregúntale al destinario en adelantado si le interesa recibir el archivo. Es digno de mencionar que Gmail, Hotmail y Yahoo! tienen una gigantesca capacidad, pero aún así tienen restricciones en el tamaño de cada e-mail.

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