Conocimientos - La divisa del nuevo milenio - Guía para transformar a Gmail en tu Oficina Virtual

Muchas personas tienen una cuenta de Gmail, pero no saben como aprovecharla al máximo.

En mi caso, he logrado centralizar la mayoría de mis tareas y aplicaciones usando Gmail, de manera de simplificar enormemente la administración y manejo de mi propia oficina. A través de Gmail, administro cerca de 12 cuentas diferentes de email, coordino citas, chateo con proveedores, veo mis listas de pendientes, conservo mis contactos, entre muchas otras funciones, todas centralizadas en Internet, de manera que tengo acceso a ellas en cualquier parte del país, o del mundo, siempre que tenga conexión a la red. A continuación te detallo como obtener el mejor provecho de estas:

1 – Administrar Cuentas Múltiples de Correo
Ésta es una de las opciones más útiles que pueden existir. Te permite enviar correos electrónicos a cualquier persona que desees, usando una cuenta de correo diferente. Por ejemplo, si tu dirección de correo es cualquierdireccion@universidadperu.com, podrás enviarla directamente desde Gmail, sin tener que ir a tu oficina para enviar dicho correo. Configuración > Cuentas > Añadir dirección de correo electrónico.

2 – Recibir Correo de tus Otras Cuentas
Si el correo que utilizas tiene acceso a POP3 (pregúntale a tu proveedor o encargado de sistemas), podrás también decirle a Gmail que jale automáticamente ese correo y te lo muestre. Imaginemos que tienes una cuenta de correo en la universidad, otra en el trabajo, y otra de un proyecto que estás laborando. Tendrías normalmente que abrir las páginas web de cada uno de ellos para poder conectarte y revisar tu correo. Configurándolo en el Gmail, podrás leer (y responder) tus mensajes desde 1 sola pantalla. Configuración > Cuentas > Añadir Cuenta de Correo.

3 – Diferenciar correos mediante Etiquetas
Algo que diferencia a Gmail del resto de proveedores de correo, es que no usa carpetas. En vez, utiliza Etiquetas (Tags), que va poniendo a los correos para diferenciarlos. El equivalente si imprimieras tus emails, sería el de tener Post-its (papeles autoadhesivos) de colores pegados a ellos. Al comienzo es un poco raro acostumbrarse a ellos, pero una vez que lo haces, son súper útiles, ya que puedes poner muchos tags al mismo mensaje para diferenciarlos (sería imposible poner el mismo mensaje en diferentes carpetas).

Las etiquetas que puedes utilizar dependen exclusivamente de uno mismo, pero las más utilizadas pueden ser: Importante / Trabajo / Pendientes / Amigos / etc.

Inclusive puedes crear filtros (reglas) para que Gmail ponga las Etiquetas automáticamente. Por ejemplo, si haz configurado para que recibas todos tus correos de otras cuentas en Gmail, puedes crear el filtro siguiente: Crear un Filtro > Para: @universidadperu.com > Aplicar la Etiqueta: UniversidadPeru.com

Puedes crear Filtros también para personas específicas, o amigos tuyos:

Crear un Filtro > De: emaildetuamigojorge@gmail.com > Aplicar la Etiqueta: Jorge

Las posibilidades son infinitas, dependen de cómo quieras organizarte.

4 – Listas de Pendientes (TO DO"s)
Las listas de cosas pendientes son súper útiles si sabemos utilizarlas. En Gmail, podemos hacer uso de las etiquetas para crear estos pendientes, utilizando el truco que te enseño a continuación. Completa los siguientes pasos: Crear un Filtro > Para: +pendientes > Omitir recibidos (Archivarlo) / Aplicar la Etiqueta: Pendientes

Ahora envíate un email a ti mismo, de la siguiente manera: tuemail+pendientes@gmail.com, indicando algún asunto en el título, por ejemplo: Entregar Investigación el Lunes

¿Viste lo que sucedió? El mensaje NO apareció en tu bandeja de entrada, pero en tu etiqueta de pendientes aparece que tienes un mensaje sin leer. A través de este truco puedes autoenviarte todas las tareas pendientes que tengas, y a manera que las mismas se vayan completando, simplemente las borras de esa carpeta. ¡Experimenta!

5 – Cuando Borrar y cuando Archivar
Gmail te ofrece una cantidad de espacio gigantesca. La idea que te propone Gmail es que NO borres nunca tus correos, sino que siempre los archives. La manera como yo lo utilizo es ligeramente diferente. Borro todos aquellos que realmente no sirven para nada, y que nunca voy a necesitar, por ejemplo confirmaciones de suscripciones, boletines de revistas pasadas, etc. En cambio, todo lo que tenga que ver con temas relacionados al trabajo, SIEMPRE los archivo, de manera de poder consultarlos cuando sea necesario. Esto además es sumamente útil, cuando veas el siguiente punto.

6 – Sustentar tus conversaciones con Emails Anidados
Gmail por defecto te muestra los emails en un estilo de conversaciones anidadas. Esto significa que puedes ver toda la conversación en un sólo pantallazo, y automáticamente Gmail se encarga de esconder el texto repetido (como cuando la gente responde en los correos y automáticamente se copia lo dicho en el email anterior).

Esto a la hora que trabajas es de lo más útil, pues te permite ver (e imprimir), toda la conversación realizada. Hace poco en un trabajo la gerente general se me acercó preocupada porque no íbamos a cumplir con los tiempos estipulados en el contrato con una gran empresa del medio. Ella estaba desesperada pues no sabía como ir ante ellos y sustentar, o tratar de explicar, el porqué las cosas no estaban saliendo a tiempo. Como yo tenía todas mis conversaciones archivadas en Gmail, pude mostrarle en una sola impresión, el va y ven de correos que habían ocurrido entre la otra empresa y yo, con fechas y todo, de manera que tuvimos pruebas escritas que en realidad era por culpa de la otra empresa y no de nosotros, que no se iba a lograr cumplir con los plazos establecidos.

7 – Manejo de Estrellas (Destacados o Stars)
Adicionalmente a las etiquetas, también puedes ponerle estrellas a los emails, de manera que destaquen mucho más. La manera como yo los utilizo es poniéndoles a todos los emails que sean urgentes, o estén pendientes de resolver. Así le doy una prioridad aun mayor a ellos. Puedes además hacer diferentes filtros con tanto las etiquetas como las estrellas. Aquí algunos ejemplos:

label:pendientes label:star (muéstrame los pendientes que estén con estrellas)
jorge -label:star (muéstrame los emails que contengan la palabra jorge que NO estén con estrellas)
peru label:star -label:trabajo (muéstrame los emails que contengan la palabra peru, que además estén marcados con estrellas, y que NO tengan la etiqueta trabajo)

8 – Calendario
Muchos creen que no hay un calendario, pero Google te ofrece uno también. En la parte superior a la izquierda haz clic en Calendario (Calendar). Allí podrás anotar tus reuniones, convocar a las mismas, enviarte recordatorios, etc.

9 – Autoresponder x Vacaciones
Si sales de vacaciones, puedes hacer que el sistema envíe automáticamente una respuesta notificando de esto a quienes te escriban. Configuración > General > Respuesta automática.

Otro uso que les puedes dar, es para dar una respuesta automática a tus clientes. Personalmente no me gusta recibir o enviar este tipo de emails, pero hay quienes lo consideran útil.

10 – Administración de Contactos
Olvidarse la agenda en la casa y no poder llamar a un proveedor porque no tienes el teléfono debe ser cosa del pasado. Gmail te ofrece poder administrar a tus contactos directamente. No se limita como muchos creen a simplemente tener la dirección de email registrada, sino que puedes tener sus nombres completos, direcciones, teléfonos, fotografía, etc. Inclusive tienes un campo de notas para que puedas completar toda la información que necesites (Nro. RUC, proveedor de qué producto es, Tiempo que se demora en Pagar las Facturas, etc, etc.)

11 – Chat
¿Sabías que Gmail tiene un sistema de Chat integrado? Muchas veces en las oficinas no permiten utilizar el messenger, pero si tienes acceso a Gmail, entonces NO lo necesitas! Simplemente hazle clic en el nombre del contacto rápido que tienes a la izquierda y que esté con la luz verde, y podrás entablar conversación directamente con esa persona. No solo eso, sino que además Gmail automáticamente guarda la conversación.

12 – Copiar al Email del Trabajo
Todo esto es muy bonito, pero que pasa si en el trabajo NO te permiten entrar al Gmail? La solución es muy simple: Configuración > Reenvío y correo POP >Reenviar una copia del correo entrante a (dirección de correo electrónico) y Conservar la Copia de Gmail en Recibidos.

Haciendo esto, Gmail te enviará siempre una copia de todo correo que recibas al email que especifiques, y podrás así leerlos desde tu trabajo.

13 – Descargar al Thunderbird, Outlook u otro lector de Correo
Si bien es cierto que es muy útil utilizar el correo directamente vía web, hay muchos que prefieren descargarlo y trabajarlo directamente en una PC (yo era uno de ellos, hasta que ahora ya pasé a utilizar el correo todo el tiempo sólo vía Web). Para ellos, Gmail permite (también gratuitamente) que descargues el correo a estas aplicaciones. Configuración > Reenvío y correo POP > Habilitar POP para todos (incluso si ya se han descargado)

Puedes hacer clic en Instrucciones para la configuración, y allí te mostrará los siguientes pasos a seguir

Como verás, Gmail es muy versátil y te permite realizar muchas funciones de una manera centralizada y eficiente. Una vez que domines su uso, podrás aumentar notablemente tu productividad, dándote mucho más tiempo para realizar otras labores.
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