Conocimientos - La divisa del nuevo milenio - Consejos para una buena presentación

No es necesario poner todo lo que se va a decir en una presentación de Power Point. Se tienen que utilizar el discurso junto con las imágenes que se proyectan, de tal manera que motivemos al auditorio a entender nuestra idea y que ellos intenten visualizarla. Siempre hay que tratar de mantener las láminas claras y sencillas, no llenarlas de información. Según el especialista Garr Reynolds para efectuar una buena presentación es necesario:

1. Star of the Show

Hay algo que debe de quedar muy claro, y que pocas personas lo toman en cuenta, las láminas que se hacen en Power Point no son la estrella del show (Como dice Garr Reynolds la estrella es la audiencia). Las personas antes de pensar en ir a ver tus láminas piensan en la información que les puedes transmitir.

Las láminas deben de tener "espacios vacios", no sientas la tentacion de llenar los espacios vacios con un logo u imágenes innecesarias. Mientras menos cosas estén en la lámina, el mensaje será mejor transmitido.

2. Viñetas y texto

Recordemos que la información que vamos a dar tiene que beneficiar a la audiencia, y si utilizamos demasiadas viñetas, ésto puede ser aburrido, e incluso hay expertos que dicen que el poner viñetas significa una barrera para el auditorio.

Las mejores presentaciones tienen muy poco texto, ésto puede parecer contradictorio, pero las mejores presentaciones son las que no se pueden entender sin un narrador (tú).

La funcion de las láminas son de sólo un apoyo para el presentador, no de hacerlo menos importante

A veces las personas te dicen, "Hey me perdí tu presentación, ¿me podrías dar una copia de tu archivo?", pero si en verdad la presentación es buena, ésa persona no va a entender nada viendola. Por eso algunas veces es bueno hacer un documento resaltando los puntos fuertes de tu presentación y platicando de ello. Entonces puede ser más útil dar una copía de la presentacion y del documento con el contenido de la presentación.

Recuerda nunca leer el texto de tus presentaciones

Nota: recomiendo mirar la página de Garr Reynolds ya que ahí se encuentran ejemplos de láminas.

3. Animaciones y transiciones

Garr Reynolds recomienda, utilizarlos con buen sentido. Las animaciones se ven bien, pero hay que ser moderados con su uso, como no más de 3 tipos de animación en una lámina y de tipos de transición entre láminas, en algunas ocasiones puede ser aburrido, como la animación de Power Point que hace dar vueltas a los objetos o botar, etc.

4. Buenas gráficas

Siempre usa buenas fotografías, y buenas imágenes que ilustren lo que quieres decir, tu puedes hacer tus propias imágenes con una cámara digital y un programa de edición, o puedes usar los buscadores de imagenes de google, yahoo o mejor aún en Flickr. Trata de no utilizar los monos y dibujos que vienen en PowerPoint, ésos todo mundo los ha visto, alomejor en 1993 fueron un hit, pero no ahora.

5. Usa un tema, pero evita usar los de PowerPoint

Si bien las diapositivas o láminas no son lo más importante, hay que cuidar los detalles, y siempre es bueno tratar de implantar un tema a nuestra presentación, algo creativo que se relacione con lo que vamos a platicar, y lo más recomendable es que nosotros hagamos el tema, actualmente existen programas como Flash, PhotoShop que pueden ayudar a ésta tarea. No es bueno usar los temas que vienen precargados en PowerPoint, porque ésos temas todas las personas los han visto, y nosotros queremos que el auditorio vea que hay una predisposición nuestra para que ellos entiendan lo que tratamos de transmitir, el auditorio espera algo único, no algo que ha visto muchas veces.

6. Usa gráficos apropiados

Siempre es recomendable usar gráficos apropiados a la temática y a la audiencia, buscando un balance para evitar sobrecargar las hojas.

7. Usa la paleta de colores

Los colores provocan sentimientos, son emocionales. Un color puede ayudar a motivar y obtener atención. Hay estudios que comprueban que un color puede elevar el interés, ayudar a comprender y a retener información. No se necesita ser un experto en la teoría de colores, pero se sabe que hay colores que pueden provocar hambre, ansiedad y otros estados. Los colores se pueden dividir en frios (azul, verde morado) y cálidos (amarillo, rojo, naranja). Los colores frios funcionan muy bien en el fondo, mientras que los cálidos se ven mejor enfrente, como en el texto. Seguramente han visto muchas veces la combinación fondo azul, y letras amarillas, y si se fijan en una rueda de colores se daran cuenta que son colores complementarios, entonces el truco se encuentra en crear constraste usando colores complementarios.

En algunas ocasiones conviene tomar en cuenta el lugar en el que se va a presentar, si és un lugar oscuro los colores fríos funcionaran bien en el fondo, pero si és un lugar iluminado, conviene intercambiar papeles y poner colores claros en el fondo y las letras en un color negro, para que se puedan ver.

8. En cuanto al tipo de letra

Hay que ser muy cuidadosos en cuanto al tipo de letra que escogemos ya que este puede sugerir un mensaje dependiendo del tipo de letra. Se tiene que usar el mismo tipo de letra en toda la presentación y no usar mas de dos tipos de letra en toda la presentación. Se recomienda usar tipos de letra complementarios, por ejemplo: Arial y Arial Bold. Hay que asegurarse de saber la diferencia que existe entre una tipo de letra Serif (Times new Roman) y un Sans-Serif (Helvetica o Arial). Los tipos de letra Serif son usados generalmente en documentos con mucho texto ya que este tipo de letra es mas fácil de leer en pequeñas dimensiones, pero para presentaciones en pantalla los serif tienden a perderse por la poca resolución que ofrecen los proyectores. Los San-serif son usados para presentaciones, pero según Garr Reynolds hay que evitar utilizar Helvetica él utiliza la Gill Sans ya que es un tipo de letra intermedio entre serif y sans-serif. No importa cuál se escoja pero hay que asegurarse que se vea desde el fondo del salón de presentaciones.

9. Usar material multimedia

Hay que usar videos y sonido cuando sea necesario. Los videos ayudan a que las ideas queden más claras además de que es la manera en la que la mayoria de las personas aprenden cosas (televisión). El usar un video ayuda a explicar algo mejor, y además incrementa el interés de la audiencia por la presentación. También se pueden utilizar archivos de sonido como entevistas o alguna parte de una canción. Algo que hay que evitar son los efectos de sonido que vienen junto con el Power Point. El uso de efectos de sonido que se agregan a las animaciones es una manera segura de perder credibilidad.

10. Hay que gastar tiempo en revisar las diapositivas.

De acuerdo al principio de sgmentación del aprendizaje multimedia, las personas comprendn mejor la información cuando es presentada en pequeños paquetes o proporciones. En Power Point se puede poner el modo Slide Sorter view ( en donde se muestran todas las láminas en la pantalla), para poder observar la secuencia lógica de la presentación y decidir si en una de las láminas hay demasiada información y partir una lámina en dos o más, de este modo se podrá incrementar la claridad de la presentación.
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