Conocimientos - La divisa del nuevo milenio - Causas del desperdicio del tiempo

Las personas necesitan una orientación útil para manejar su tiempo, ya que la mayoría de las reglas publicadas acerca de esto, contradicen las leyes de la naturaleza humana. Debido a ciertas características innatas del ser humano, las personas a menudo se rinden ante las presiones del tiempo, distracciones y ante el temor a delegar. Los 20 causas del desperdicio del tiempo son las siguientes:

1. Manejarse por crisis: cuando la crisis ocurre, usted se distrae de sus prioridades del día. Planeando con antelación las posibles soluciones a problemas que puedan ocurrir, usted puede reducir las probabilidades de que sucedan.
2. Interrupciones telefónicas: si bien contestar el teléfono puede ser una condición natural en el hombre, siga ciertos pasos para disminuir las interrupciones:
- Bórrese de la mente la idea de que la necesidad de quien lo llama, es demasiado importante para ser ignorada
- Filtre las llamadas que le hacen, utilizando cualquier técnica que le sea útil (delegándoselas a su asistente, usando una máquina de contestar el teléfono, etc)
- Atienda las llamadas que usted quiera, cuando esté disponible y tenga tiempo para hacerlo.
3. Planificación inadecuada: aprenda a hacer primero lo primero, empleando un sistema de planificación. Integre sus actividades diarias en un sistema que incluya tanto proyecciones como planificaciones mensuales.
4. Hacer demasiadas cosas: aprenda a delegar, a decirle no a su jefe y a organizarse mejor. Así no tendrá que hacer demasiadas cosas al mismo tiempo.
5. Visitas inesperadas: supere su necesidad de sentirse importante, de prestar ayuda en cualquier momento o de ser indispensable para los demás. Si no puede evitar estas visitas:
- No se extienda y conteste rápidamente las preguntas de los visitantes.
- Postergue una reunión con ellos para otro momento.
- Refiéralos a otra persona que pueda ayudarlos también.
- Motívelos a resolver ellos mismos sus inconvenientes.
6. Delegación ineficaz: supere su renuencia a delegar y aprenda a hacerlo de forma eficaz. Seleccione a la persona adecuada, de le instrucciones claras y precisas, otórguele la autoridad necesaria, repita de ser necesario lo que espera de ella, suminístrele apoyo y entrénela como deba ser necesario para que cumpla con lo que usted quiere.
7. Desorganización personal: mantenga su escritorio limpio; deshágase de su lista de “cosas por hacer” y sustitúyala por un sistema organizador integrado. Busque un sitio fijo para los papeles que utilice a lo largo del día.
8. Falta de autodisciplina: recuérdese que usted es “una persona ordenada”. Coloque sus metas del día en un lugar visible, utilice el sistema organizador, establezca fechas límites y planifique sus actividades.
9. Incapacidad para decir “no”: escuche lo que la otra persona le está pidiendo hacer. Diga “no” si es necesario, argumente sus razones y ofrézcale alternativas.
10. Desidia: reconozca que usted tiene el control; comprométase a cambiar y no continúe aplazando las cosas, hágalas lo más pronto posible.
11. Reuniones: haga que las reuniones sean más eficaces, llevando una agenda y poniendo un horario para ellas. Descarte las reuniones a las que no necesita asistir.
12. Papeles innecesarios: organice los documentos y papeles que tiene que utilizar en sus actividades diarias; deseche aquellos que no necesita.
13. Tareas sin acabar: use su autodisciplina para volver a tareas que han sido interrumpidas. Cuando aplace algún trabajo o tarea, trate de dejarlo de forma tal que le sea fácil volver a retomarlo.
14. Personal inadecuado: ayude a las personas que trabajan para usted a que aprendan buenas técnicas para administrar su tiempo.
15. Socialización: reduzca el tiempo excesivo de socializar con los demás en horas laborales; utilice señales o mensajes que indiquen el fin de estos momentos.
16. Responsabilidades y autoridad confusas: aclare lo que hace cada quien e identifique el nivel de autoridad de cada persona.
17. Mala Comunicación: aclare el propósito de su comunicación, sea un buen interlocutor, utilice las palabras correctas y aplique otra buena técnica de comunicación.
18. Controles inadecuados: utilice un mejor sistema de control y monitoreo.
19. Información incompleta: trabaje hasta encontrar un sistema que le asegure la obtención adecuada de la información que usted requiere.
20. Viajes innecesarios: reduzca los viajes innecesarios de negocios o el desperdicio de tiempo en estos; trate que las otra personas vengan a donde usted se encuentra, o utilice sistemas de conferencia remota.

Fuente: Libro "La trampa del tiempo" de Alec MacKenzie.