| :: Aprender a gestionar el tiempo |
 Uno de los problemas con los que se encuentra habitualmente el trabajador freelance es la falta de tiempo. Por eso, es de vital importancia saberlo gestionar bien para, de esta forma, aprovecharlo al máximo.
Enviar una factura, llamar a un cliente para reclamar un pago, comprar tinta para la impresora, redactar un presupuesto... éstas son algunas de las tareas que, por poner sólo algunos ejemplos, podría realizar un freelance a lo largo de su jornada laboral, sin contar con los quehaceres propios de su actividad profesional. Aunque parece una locura, realizar estas tareas con éxito y, además, conseguir que queden horas para trabajar, es fácil si se aprende a gestionar eficazmente el tiempo.
Clasificar tareas
Saber gestionar el tiempo se basa, principalmente, en una buena planificación. Para ello, es imprescindible aprender a clasificar tareas, ya que no todas las operaciones que se realizan a lo largo del día han de ser tratadas de la misma forma ni pueden tener el mismo orden de prioridades. Así, pues, lo primero que hay que hacer es clasificar las tareas en:
• Minucias: quehaceres que son fáciles de realizar pero que son básicos para poder desarrollar el trabajo, como por ejemplo recoger el correo, tareas de limpieza, etc.
• Urgencias: tareas que cuando se realizan se hacen de forma urgente. Acostumbran a ser imprevistos que hay que solucionar al instante, por ejemplo cuando se estropea el ordenador y es imprescindible para llevar a cabo el trabajo.
• Importancias: tareas más importantes, pero que no aparecen de forma tan inmediata como las urgencias, por lo que se pueden prever y planificar. En este apartado estaría, por ejemplo, la realización de un determinado proyecto.
• Importancias + Urgencias: se trata de tareas que son importantes pero que, por dejarlas para el último momento, se convierten, además, en urgencias. Así, si se va posponiendo la elaboración de un proyecto, al final se convierte en una importancia + urgencia. Es importante tener en cuenta que hay que evitar a toda costa acumular importancias + urgencias, ya que, además de generar una gran cantidad de estrés, no se pueden delegar, como en el caso de las urgencias, y restan tiempo para dedicar a otras tareas, que, por abandono, pasarán a convertirse en importancias + urgencias.
Una vez clasificadas las tareas pendientes, pues, es básico acabar cuanto antes con las urgencias y con las importancias + urgencias. Tampoco hay que hacerlo todo en un día, pero conviene no alargar este proceso para ponerse de lleno a realizar otras tareas.
Aprender a planificar
Asimismo, será necesario planificar adecuadamente tanto las importancias como las minucias para que no se conviertan en algo urgente. Así, si hay que entregar un proyecto un día determinado, conviene prever minuciosamente las tareas que habrá que realizar y establecer un timing realista para su desarrollo. Igualmente, es importante reservar unas horas al día para dedicar a tareas que no sean propias de la actividad profesional.
No obstante, existe una serie de factores externos que impiden que la planificación realizada pueda llevarse a cabo. Se trata de las urgencias, que, aunque no se pueden evitar, sí es posible hacer que causen el menor daño posible. Así, es recomendable, por ejemplo, tener a mano los teléfonos de los proveedores (compañía telefónica, empresa que ofrece la conexión a Internet, mensajería, etc.) para localizarlos cuanto antes cuando se necesiten, disponer de una lista de teléfonos de compañías que podamos necesitar de forma urgente (averías informáticas...), hacer copias de seguridad a menudo de todo lo importante que se guarde en el ordenador, para que, en el caso de que se estropee o un virus borre la información, se pueda seguir trabajando y no haya que empezar de nuevo.
Algunos consejos finales
• Dedica la primera media hora del lunes para repasar y planificar el trabajo a realizar durante la semana. Conviene ser realistas y no poner metas difíciles de lograr que sólo generarían ansiedad y estrés. Asimismo, es importante que el primer día del mes se haga una planificación mensual aproximada, que se irá adaptando y redefiniendo cada semana.
• Invierte un día al mes para elaborar una lista con el material de oficina (sobres, papel, tinta, bolígrafos, etc.) que necesitarás los próximos días y realiza el encargo, ya sea a través de Internet, por teléfono o personalmente.
• Dedica los últimos quince minutos del día (cuando el rendimiento de trabajo es más bajo y se está más cansado) a ordenar la mesa de trabajo y a confeccionar una lista con las tareas a realizar el día siguiente. Así, por la mañana la mesa estará despejada, lista para empezar a trabajar.
• No dejes los problemas para mañana y empieza realizando las tareas más difíciles; de lo contrario sólo conseguirás generar más ansiedad y hacer que el problema cada vez sea más grande.
• Evita ser demasiado perfeccionista, ya que te hará perder un tiempo excesivo en tareas que, quizás, no lo requieran. Intenta no dedicar mucho tiempo al teléfono. Si recibes una llamada de alguna empresa que ofrece algún servicio, pide que envíen la información por e-mail o por correo y míratela cuando tengas algún momento libre. Si se trata de una llamada personal no urgente, atiéndela fuera de la jornada laboral.
Autor: Cristina Rodríguez
Fuente: www.infojobs.net
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