Conocimientos - La divisa del nuevo milenio - Como reorganizar una empresa

El éxito en los negocios se logra ejecutando todas y cada una de las operaciones con eficiencia y luchando por el mejoramiento. Esto sólo puede lograrse si la administración está consciente de las ventajas que las técnicas modernas de planeación y control pueden proporcionar y las aplica con inteligencia.

La experiencia demuestra que la generalidad de las empresas la falla principal es el descuido de la administración para aplicar en su totalidad los principios de la organización, y esto sólo puede deberse a la indiferencia o falta de entendimiento o apreciación del valor de estos principios. Los problemas y dificultades administrativas que requieren solución inmediata y el desarrollo mismo de las actividades, son algunas de las principales causas que originan la desatención de los problemas organizativos, sacrificándolos en función de la producción.

Los defectos de la organización en la estructura de una empresa puede ser la causa primordial de la deficiencia entre resultados productivos o improductivos de la empresa. Los defectos pueden deberse a una mala organización, falta de dirección y administración adecuada, funciones internas, mala comunicación, poca o ninguna cooperación, mala distribución del trabajo, etc.

Como consecuencia de las situaciones anteriores y en un momento determinado de la vida de una empresa, se hace indispensable, partiendo de sus objetivos, la realización de un estudio sobre sus funciones, estructura, niveles, jerarquías, sistemas, métodos, controles de producción, etc. a través del cual sea posible determinar los principales problemas de organización y poderles dar solución adecuada por medio de las técnicas de la administración científica.

Síntomas que indican la necesidad de efectuar una reorganización de empresas

Puede haber dos casos que ameriten la aplicación de las técnicas de la organización:

1. La creación de una empresa que inicia sus operaciones.
2. La reorganización para una empresa que se encuentre en crecimiento; en este caso pueden haber diferentes motivos, entre los que destacan:

a) Cuando la empresa cambia de jefes. La integración de nuevas personas con nuevas ideas, quien necesariamente a su vez hacen cambios, siguiendo impulsos psicológicos.
b) Cuando existen transacciones. Compra, fusión de empresas; ya sea que se cambien o no los objetivos a conseguir, habrá que reorganizar para coordinar las actividades fusionadas.
c) Las nuevas ideas en el campo de la administración. Mantener al día la organización de la empresa ya que con el tiempo puede hacerse inadecuada por los cambios externos e internos que se efectúen a pesar de la flexibilidad que se le dé.
d) Factores de tipo económico. Cambios en el campo de la industria en el que se desenvuelve la empresa; por ejemplo, una fuerte competencia podría a pensar: ¿convendría mejor una centralización de actividades que permita ganar tiempo en decisiones y ganar clientes?. La necesidad de una reorganización generalmente se manifiesta en forma de deficiencias en la operación; lentitud en la toma de decisiones, mal cumplimiento del objetivo, etc.
e) Baja moral del personal. El ausentismo, la demasiada rotación del personal puede responder a una excesiva centralización de autoridad que no permite libertad de acción. El trabajo de los empleados llega a hacerse rutinario, lo que crea problemas psicológicos que redundan en descontento y falta de interés en el trabajo.
f) Tener u número elevado de subordinados. Puede ser que no se les está controlando debidamente, por no poder atender los jefes el número de personas bajo su responsabilidad.
g) Errores de planeación. Exceso de inventarios que crean una sobreinversión de capital en la empresa, y que se inmovilice la mayor parte del capital en inventarios que pueden convertirse en obsoletos. También por una mala planeación de ventas que haga perder mercados y utilidades deseadas.
h) Falta de ideas nuevas. Lo que significaría que se ha descuidado lo referente a la investigación en la empresa, y que puede llegar a estancarla.
i) Roces entre diferentes departamentos o personas. Significa que no se ha delimitado con exactitud los campos de responsabilidad y autoridad de las funciones.
j) Falta de uniformidad en los procedimientos. Posteriormente habría que centralizar ciertos aspectos, ciertas políticas, para su conveniente uniformidad.
k) Falta de información. Lentitud en las decisiones o errores graves al tomarlas.
l) Falta en el control. Por ejemplo, fugas de dinero, en almacenes,, etc.
m) Fallas de financiero. Pérdidas en la empresa, falta de recursos en algún departamento, de recuperación oportuna de dinero en el departamento de cobranzas.