Conocimientos - La divisa del nuevo milenio

La oficina en casa debe ayudarle a satisfacer sus necesidades inmediatas y sus metas a largo plazo. Ya sea que cuente con un espacio reducido o con una amplia habitación, aproveche al máximo sus recursos y verá que hacer negocios es siempre placentero en una oficina funcional.

Las cinco piezas básicas

- ESCRITORIO: El tamaño deberá ir de acuerdo con lo que colocará en él: computadora, teléfono, agenda, además de reservar espacio para escribir. Algunos escritorios tienen una tabla deslizable, especial para el teclado, la cual provee comodidad al teclear y protege el teclado del polvo. Para quienes trabajan en cada de tiempo completo, lo ideal es un escritorio en forma de L. pues ofrece más espacio y un lugar aparte para la computadora. Esta distribución también evitará que usted esté frente al monitor todo el día.

- ESTACION DE CÓMPUTO: Si no cuenta con el espacio suficiente para un escritorio en forma de L, puede colocar su computadora en una mesa, de preferencia con ruedas, así podría acercarla a usted cuando desee trabajar en ella y alejarla cuando no la necesite. Cerciórese de que esta mesa soporte el monitor y otros componentes de la PC, como teclado, ratón, bocinas y CPU. Una laptop es ideal para ahorrar espacio, además de que usa 90% menos de energía.

- SILLA: Es preferible utilizar una silla de oficina con respaldo, altura y descansa brazos ajustables. Una con ruedas será más fácil mover de un lugar a otro en la oficina, aunque no es muy funcional si hay alfombra. El filo del asiento debe de ser de forma curveada para que no roce la parte trasera de sus rodillas y dificulte la circulación. Revise que la altura del asiento le permita situar sus piernas debajo del escritorio cómodamente. Además, usted debe poder pisar con toda la planta de sus pies al estar sentado.

- LUZ;: Lo ideal es una combinación de luz ambiental y de escritorio. La luz que proviene del techo por sí sola, dependiendo de la posición del escritorio, suele producir sombras o incidir en la pantalla de la computadora, lo que ocasiona que los ojos se irriten y afecta el desarrollo de las tareas. Las lámparas de escritorio contrarrestan estas desventajas e iluminan de mejor manera el área de trabajo. Dirija la luz de las lámparas hacia la derecha del monitor, pies si lo hace directamente hacia éste, el reflejo cansaría su vista.

- REPISAS Y CAJONES: Una repisa ahorrará espacio y le permitirá tener disponibles papeles y de mas objetos. Las repisas también son ideales para colocar libros de consulta, folders y carpetas. En tanto, los cajones son útiles para aquellos objetos que no necesita ver todo el tiempo, como papelería. Los organizadores para escritorio ayudan a tener en orden lápices, plumas y clips.

Artículos útiles

- ENGRAPADORA: Sigue siendo el mejor recurso para unir papeles importantes, condensar hojas en grupos o categorías y mantener documentos en el orden adecuado.
- DESPACHADOR DE CINTA ADHESIVA: La cinta adhesiva es multiusos se imprescindible en un escritorio. Tenerla al alcance de la mano resulta sumamente práctico.
- CLIPS: Hace el trabajo de la engrapadora y la cinta adhesiva, pero permiten separar los papeles igual y fácil que la forma en que se unieron. Los hay en muchas formas y tamaños, de acuerdo a sus gustos y necesidades.
- PIZARRON DE CORCHO: Es muy útil para pegar recordatorios (en vez de llenar el monitor de la computadora con notas en papel). Instálelo cerca de su escritorio para que no olvide las tareas importantes. Tenga también a la mano tachuelas especiales para el pizarrón.
- SACAPUNTAS: Los lápices aún son importantes para tomar breves notas o hacer algunas operaciones aritméticas. Probablemente un sacapuntas eléctrico ocupe demasiado espacio, pero uno manual lo sacará de apuros y puede guardarse en un cajón.
- BLOC DE NOTAS Y HOJAS ADHESIVAS: Todos necesitamos escribir algo de vez en cuando. Una pequeña libretita o los tan socorridos Post-it serán de gran utilidad.
- ARCHIVERO: Un acordeón o cualquiera otro tipo de instrumento para archivar documentos importantes son básicos en una oficina.
- TIJERAS; Sus funciones son de todos conocidas. Unas buenas tijeras de papel no peden faltar en un escritorio.
- PLUMA: El correo electrónico no siempre es apropiado. Tenga a la mano una pluma para escribir notas de agradecimiento o eventuales cartas personales.

Para lidiar con el correo

- Recoja su correspondencia todos los días. Si deja que se acumule, podrías llegar a ser abrumador.
- Deseche inmediatamente aquello que no necesita, como ofertas, volantes, anuncios publicitarios o solicitudes de tarjetas de crédito.
- Coloque los recibos en una caja o el periódico. Guarde en el lugar correspondiente sus estados de cuenta.
- Si no desea recibir catálogos y demás correspondencia publicitaria, llame directamente a la empresa responsable y pida que no se le envíe esta información.
- Revise diariamente su correo electrónico y elimine de inmediato aquellos mensajes electrónicos que deba conservar en sus correspondientes carpetas, antes de eliminarlos definitivamente.

Como archivar documentos

- Clasifique los documentos. Procure tener una caja para archivar en su área de trabajo y disponga ahí los papeles que necesita consultar con frecuencia.
- Transfiera los documentos que no utilizará durante un largo periodo a otra caja debidamente marcada.
- Guarde en un sitio especial las revistas que esté consultando y las que ya no necesite resérvelas en otro espacio para reciclar, despréndalo en vez de conservar el volumen completo.
- Una con clips los artículos de acuerdo a categorías, como: jardinería, viajes, cocinas, fianzas, interés general, etc.
- Utilice un saco pequeño con bolsas o un archivero de acordeón para guardar notas de compra, recibos o comprobantes para cualquier aclaración posterior. Deséchelos cada mes, luego de revisar sus estados de cuenta.
- Archive instructivos, manuales y garantías de productos con su respectivo recibo para que no se pierdan; podría necesitarlos para una eventual devolución o reclamación.

Fuente: Siempre en familia revista - Grupoarmonia