Conocimientos - La divisa del nuevo milenio - La planeación es: comunicar

En todo grupo humano, sin importar su índole o tamaño, una de las quejas que con mayor frecuencia mencionan sus integrantes es: “no hay comunicación”. Desde luego que tal afirmación no es literalmente cierta puesto que la comunicación siempre está presente y seguramente lo que se pretende señalar es el que no hay claridad o que no se está conforme con el mensaje recibido, haciéndose realidad aquello de “no hay peor sordo que el que no quiere oír”. Y es que siempre estamos comunicando; sin comunicación la vida no sería posible, sólo que comunicar no es tan sólo hablar o escribir, es mucho más que eso: es compartir, es hacer partícipe de... los que dicen saber del tema, sostienen que más del 60% de lo que comunicamos no es verbal: se comunica con los ojos, con los gestos, con las posturas y movimientos del cuerpo, ¿podrá olvidarse la mirada con que nos embelesó la compañera(o) de escuela de nuestra adolescencia? ¿qué tanto nos dijo con sólo una mirada? ¿porqué nos abstenemos de hacerle alguna petición, cuando sentimos que nuestro Jefe o Supervisor no “está de buenas”, aunque no haya pronunciado palabra alguna?. Se requiere pues de mucho cuidado –el respeto y la tolerancia son fundamentales- a fin de que el grado de entendimiento y mutua comprensión estén presentes en nuestras relaciones personales en las que siempre deberá tener cabida la diversidad de puntos de vista como fuente de enriquecimiento y superación.

En materia de relaciones laborales -es también válido en el ámbito familiar- es indispensable que entre supervisor y supervisado exista un adecuado grado de confianza y uno de los ingredientes de mayor importancia para ello es el conocimiento que el supervisor tenga de lo que puede dar el supervisado y de parte de éste el conocimiento de lo que su supervisor espera y demanda de él; tal conocimiento de uno y de otro, no es producto de “cartas de buenas intenciones” o de los ofrecimientos y promesas que siempre están presentes al inicio de la relación, es el resultado de lo que uno y otro va experimentando en el quehacer diario a través del tiempo: es lo que uno y otro se comunican entre sí.

Las evaluaciones de desempeño periódicas –independientemente de su grado de formalidad- y los planes y presupuestos y su revisión, son herramientas de comunicación que deben ser aprovechadas por ambas partes para dilucidar cualquier tipo de situación que vaya quedando confusa o no suficientemente clara y así quitar cualquier malentendido, resentimiento o sentido de culpa que limite o impida el que la relación personal y profesional fluya en beneficio de ambos y de la organización a la que pertenezcan. No deja de ser paradójico el que en ambos casos –evaluaciones de desempeño y planes y presupuestos- tanto los supervisores como los supervisados muestran resistencia: es muy generalizado que “no les guste” y, salvo casos de excepción, tan “solo cumplen” obligados por las normas que les son fijadas. Quizá ello se deba a que se le tiene miedo a la verdad que hay que enfrentar... No es “escondiendo la cabeza” como los avestruces como la realidad –nuestra realidad- pueda cambiar: el primer paso para sanar es reconocer que se está enfermo y para ello no basta la propia opinión.

Si los Planes y Presupuestos de la empresa u organización, contienen el qué, como, cuánto y con quienes se llevará a cabo la actividad durante el siguiente mes, trimestre, semestre o año, es de vital importancia el que tales Planes y Presupuestos sean motivo de una adecuada comunicación –de compartir, hacer partícipe de- con todos y cada uno de los involucrados de acuerdo al grado de impacto que cada quien tenga en los recursos comprometidos y en los resultados buscados o esperados; es además una maravillosa oportunidad para mostrar a todos “el producto final” en el que participan con su especialidad o área: la falta de información acerca del “todo” es otra queja –no siempre justificada- también muy generalizada.

Independientemente de la terminología empleada, en todo proceso de Planeación y Presupuestación están presentes los conceptos o capítulos que enseguida se mencionan:

- Análisis de la situación actual: esto equivale a determinar en “donde estamos” y generalmente es una revisión de lo que se ha logrado y de lo que no se ha logrado durante el último año o durante el último período que se quiera abarcar: junto a la calificación que pudiera merecer el comportamiento cuantitativo, se requiere de honestidad para diagnosticar con objetividad cuál es el punto de partida o plataforma desde la cual se busca el despegue. Se requiere de valor para reconocer lo que estructuralmente no funciona como se esperaba y no dejarlo a “mejores tiempos”. Debe ser claro para todos que no se trata de señalar culpables sino de encontrar juntos las mejores soluciones.

- Fortalezas y Debilidades: siempre ha sido muy peligroso ser un “emisario del pasado” y en la actualidad, donde lo único que no cambia es que todo cambia, puede ser mortal... Este ejercicio de revisión de lo que se considera ventajoso o desventajoso en relación a la competencia debe hacerse siempre y no limitarse a la opinión de las propias gentes de la empresa u organización: es ocasión para sensibilizarse del nivel de conocimiento que de la empresa tienen sus gentes y oportunidad para escuchar lo que se dice de la misma; debe tenerse mucho cuidado de no caer en la soberbia de sólo prestar oídos a lo que se quiere escuchar.

- A dónde se quiere llegar: con la situación actual ya analizada y las fortalezas y debilidades reconocidas y aceptadas, si no se hace nada diferente las cosas podrán seguir igual, peor o mejor dependiendo de los demás y las circunstancias; en cambio, para corregir lo que decida corregirse y fortalecer lo que se decida fortalecerse, es necesario actuar: desgraciada o afortunadamente el mejor de los planes siempre se traduce en trabajo... Tantos programas como sean necesarios con mención concreta y medible –es un error hablar de “ser mejores” habría que establecer “mejores que quién” y en que medida-, estableciendo los recursos y apoyos requeridos y el o los responsables junto a las fechas de revisión de los avances o de su cumplimiento.

- Medición y Control: señalamiento de los períodos –mensuales, bimestrales, trimestrales, semestrales, anuales- de revisión; de las revisiones periódicas se obtiene la información que retroalimenta todo el proceso de tal manera que cada período transcurrido y revisado amplía el análisis de situación actual y permite hacer las adecuaciones, si fueren necesarias, a las acciones programadas y a los resultados presupuestados. No es cierto que los Planes y Presupuestos sean anuales: se tienen cuantificaciones en función del ejercicio social pero se viven todos los días.

Autor: Francisco H. Andrade, Administración
Fuente: www.tress.com