Conocimientos - La divisa del nuevo milenio - Aprovechar mejor el tiempo

Organizarnos eficientemente tiene que ver con la noción de auto-organización, es la idea de que hay cuatro aspectos de nosotros mismos en los que necesitamos sobrevivir, mantener y progresar, estos son:
Salud: Un cuerpo sano en una mente sana
Habilidades: Mentales, técnicas, sociales, artísticas
Acción: Solucionar las cosas Identidad: Saber quién es usted, aceptarse a sí mismo, siempre teniendo una idea de quien quiere llegar a ser.

Evidentemente, hay una relación entre estos cuatro puntos. Necesita salud si quiere llegar a ser hábil, o a resolver las cosas. De forma similar, resolver algo requiere habilidad, así como motivación. Y su habilidad está relacionada con su forma de verse y valorarse a si mismo.

Organizarse a sí mismo como adulto exige que usted decida conscientemente aprender y desarrollar, teniendo en cuenta las experiencias pasadas en el contexto de sus necesidades actuales y/o que decida si se estanca o intenta cambiar.

Organizar una situación y a sí mismo, puede explicarse en términos de sensibilizarse ante la situación, esclarecerla, sopesarla y después hacer algo.

Sopesar:

Prioridad y clarificar objetivos o intenciones
Generar líneas de conducta alternativas
Evaluar las líneas de conducta alternativas
Decidir que línea de conducta adoptar. Es decir, adoptar resoluciones.

Pasar a la acción:

Planificar lo que va a hacer. Sus primeros pasos.
Llevar a término nuestro primer paso.
Analizar y planificar el segundo paso y así sucesivamente.

Seria útil, quizás, que reflexionara ahora acerca de usted mismo y en su forma actual de ponerse en acción.

Obstáculos y trampas

Visibles y Ocultos, Internos y Externos

Quien podría asegurar que saca el máximo de su tiempo. Que lo emplea del mejor modo posible para su plena realización y para el logro de los más valiosos objetivos. Que se sirve de él para construir la felicidad propia y la de los seres queridos.

Existen "Ladrones del tiempo" bastante numerosos y tanto más temibles, cuanto más ocultos y disimulados. Identificarlos es el camino para acabar con ellos.

Entendemos por "enemigo o desperdiciador del tiempo" cualquier circunstancia que se opone a la consecución de nuestros objetivos, o simplemente, que nos aparte de nuestros valores.

Existen enemigos visibles y ocultos, externos e internos, controlables y no controlables.

Los más frecuentes

Algunos enemigos son obvios y fáciles de identificar. Por ejemplo:

Los verborrea como estilo de comunicación
Las repeticiones inútiles
El lenguaje confuso y ambiguo
El desorden
La indecisión
La manía de pasar demasiado tiempo haciendo cosas sin aclarar intenciones, objetivos y propósitos.
La costumbre de adoptar rituales que son meros formulismos muertos y vacíos.
Confundir lo urgente con lo importante.
Con facilidad caemos en la ilusión de que los enemigos de nuestro tiempo son externos, pero la realidad es que muchos de los más temibles se encuentran en nosotros mismos.

Enemigos del tiempo:

Interrupciones por visitas inesperadas: Querer acaparar actividades por no saber delegarlas
Urgencias: Sobrestimar las propias capacidades
Mobiliario Incomodo: Aplazar y dejar las cosas para después
Incapacidad de los subalternos: Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes
Falta información adecuada: Confusión y desorden en la propia oficina
Liderazgo deficiente: Falta de motivación, indiferencia
Tramites excesivos (burocracia): Tensión y preocupaciones
Ruidos y Distractores visuales: Obsesión por lo trivial, meticulosidad
Sistemas de Comunicación deficiente: Inconstancia, habito de dejar tareas inconclusas

Algunos enemigos que no son temibles en si, se vuelven peligrosos cuando se combinan con los factores internos.

Estrategias para aprovechar mejor su tiempo

A continuación, señalamos formas prácticas para evitar lo que puede hacerle perder el tiempo.

USO DE UNA AGENDA
Si quiere empezar a organizarse en serio, puede comenzar anotando las distintas tareas que lleva a cabo durante una semana. Es muy pesado, no hay duda, pero únicamente cuando sepa como está empleando su tiempo podrá emitir juicios de sí lo emplea en lo que debe o no. Entonces puede pensar en como debería organizar la jornada y decidir que tareas son prioritarias.

PUERTA ABIERTA Y PUERTA CERRADA
Lo que usted quiere alcanzar es la feliz situación en la que una puerta cerrada indique que no puede, bajo ningún concepto, ser molestado, porque está haciendo algo que precisa de concentración y tranquilidad. Por otra parte, si quiere que se sepa que su puerta esta abierta y desea que le vengan a ver; habrá logrado su objetivo principal; hacerse más accesible.

Uno de los beneficios que aporta planificar su tiempo con mayor eficacia es que puede formarse una mejor idea de cuando se necesita estar aislado y de cuando puede estar accesible para que lo llamen con el fin de comentarle problemas o para charlar. Si reserva, por ejemplo, un par de tardes a la semana para llevar a cabo tareas no muy importantes que puedan ser despachados con facilidad, o por si alguien necesita verle, podrá dedicar el resto del tiempo a actividades positivas que forman la base de su trabajo. Si las personas se acostumbran a la idea de que normalmente no está accesible, salvo en horas concretas, pronto tomarán el hábito de acordar citas específicas o se acordarán de verle en el periodo de "Puerta Abierta".

EL TELEFONO
Una de las causas más comunes de frustración y angustia entre los directivos es la cantidad de tiempo que se pasan al teléfono. Uno de los principales aspectos de su trabajo puede ser tener que atender a consultas telefónicas, por tanto debe aceptar que esto forma parte de su trabajo, aunque interrumpen cualquier otra cosa que está haciendo.

INTERRUPCIONES NO PROGRAMADAS
La mayoría de las personas, al redactar la agenda diaria, están de acuerdo en que les preocupa mucho el número de interrupciones no programadas que han consentido al cabo del día. Todos saben que venían a verles personas para una conversación rápida, y que respondían a bastantes llamadas durante el día, pero hasta que no lo vieron todo escrito, no se dieron cuenta de lo perjudiciales que eran. Se pueden incluir ejemplos como los de aquellos que viene a la oficina pidiendo su atención sin importarles que le esté dictando a su secretaria o que esté hablando con alguien.

REUNIONES
Las reuniones implican normalmente un acuerdo planificado para que unas personas se unan para dar o intercambiar información, o para solucionar un problema.

Antes de que vuelva organizar una reunión, considere las alternativas. Podría zanjear el asunto con una carta, un memorandum, una llamada telefónica, o una simple conversación entre usted y la otra persona? A veces cinco minutos con seis personas por separado son más productivos que una reunión de media hora con todas ellas juntas.

Bibliografía
Liderazgo y Mercadeo
www.Liderazgoymercadeo.com
Dolores Alatorre
Fuente: www.tress.com