Conocimientos - La divisa del nuevo milenio

Organízate con eficacia o mejor conocido en ingles como Getting Things Done (GTD) es una filosofía de administración del tiempo y de aumento de productividad basado en el libro del mismo nombre y escrito por David Allen. GTD descansa en el principio de que una persona necesita mover las tareas y pendientes fuera de su mente y grabarlas en algún lugar. De esta manera la mente se libera del trabajo de estar recordando lo que necesita hacer, y puede concentrarse realmente y completamente en la ejecución de esas tareas. ¿De que trata GTD?

David Allen sostiene que nuestra mente tiene una capacidad limitada para almacenar información y propone una serie de fórmulas prácticas para eliminar las tensiones e incrementar nuestra capacidad de trabajo y nuestro rendimiento.

GTD se fundamenta en unas sencillas normas básicas de organización del tiempo, como por ejemplo la necesidad de determinar cuál es el siguiente paso a dar en cada uno de nuestros proyectos, o la regla de los dos minutos (si surge una tarea pendiente y se puede hacer en menos de dos minutos, debe hacerse inmediatamente). El sistema propuesto por Allen soluciona ansiedades y desconciertos, y nos permite transformar nuestro modo de trabajar y la manera de percibir nuestros retos cotidianos.

La psicología de GTD esta basada en hacer fácil y divertido, almacenar, seguir y recuperar toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen siguiere que muchos de las barreras mentales que encontramos al hacer ciertas actividades son causados por una mala planeación (para cualquier proyecto necesitamos clarificar que es lo que queremos alcanzar y que acciones especificas necesitamos para alcanzarlo).

El autor también afirma que nuestro “sistema de recordar” es algo ineficiente y que raramente nos recuerda lo que necesitamos hacer, en ese momento y lugar en el que debemos hacerlo. Por lo tanto las próximas acciones almacenadas en el contexto de “sistema confiable” como un acto externo de apoyo nos asegura de que sean presentados los recordatorios correctos en el tiempo correcto.

Principios

La base de los principios del GTD son los siguientes:

Recoge

Captura todo lo que necesites para seguir o recordar o actuar en lo que Allen llama “cubo” cualquier inbox físico, inbox del email, cinta grabadora, libreta o cualquier combinación de estos. Obtén todo de tu cabeza y de tus fuentes confiables y procésalas. Todos los cubos se deben procesar y vaciar por lo menos una vez por día.

Procesa

Cuando procesas tu cubo sigues una estricta secuencia de trabajo:

- Empezar por el primero
- Hágalo con una actividad a la vez
- Nunca ponga ninguna cosa nuevamente adentro

Si un artículo requiere acción:

- Hágalo (si tome menos de 2 minutos)
- Delégalo o difiérelo

Si no,

- Archívalo para la referencia.
- Lánzalo lejos o incúbalo para después hacer una acción.

La regla de los 2 minutos: Si toma menos de 2 minutos hacer algo, hazlo enseguida. 2 minutos son la pauta de tiempo que tomaría formalmente diferir la acción.

Organiza

Allen describe una sugerencia basado en un sistema de listas que puedes usar para mantener una pista de las actividades que requieren de tu atención.

Acciones siguientes: Para cada actividad que requiera tu atención, hay que decidir cual es la siguiente acción física que hacer. Por ejemplo si la actividad es “escribir un reporte de un proyecto” la siguiente acción puede ser una reunión en unos minutos, o llamar a Jim para preguntar acerca de los requerimientos del reporte, o algo similar. Aunque puede haber muchos pasos y acciones requeridas para completar la actividad, habrá siempre algo que necesitas hacer primero, y esto debe ser registrado en la lista de acciones siguientes.

Proyectos: Todo pendiente en su vida o trabajo requiere más de una acción física para convertirse en un proyecto. Se siguen estas acciones, se repasan y revisan periódicamente, para estar seguros que cada proyecto tiene una acción siguiente asociada y que pueda ser cambiado para un futuro.

Esperando para: Cuando tienes que delegar acciones a alguien más o estar esperando un evento externo antes de que puedas mover un proyecto hacia delante, esto debe ser seguido en tu sistema y periódicamente revisado para ver si la acción es debida o necesita mandarse un recordatorio.

Algún día: Pueden ser cosas que tu quieres hacer hasta cierto punto pero no ahora mismo. Por ejemplo: aprender chino o tomar un día de fiesta.

Un calendario también es importante para no perder de vista citas y compromisos, Allen específicamente recomienda que el calendario debe ser reservado para los términos paisaje duro, cosas que se deben hacer en un particular plazo, o reuniones y citas que están agendazas en un tiempo y lugar.

Un componente de organización dominante final del GTD es el sistema de ficheros. GTD dice que el sistema de ficheros es usado, debe ser fácil, simple y divertido. Incluso un simple papel puede se usado como referencia. Allen sugiere que los guardes y organices de manera alfabética en el sistema de ficheros, en orden para hacerlo mas rápido y fácil como sea posible para almacenar y recuperar la información que necesite.

Usuarios de Google´s Gmail, correo electrónico en línea pueden utilizar etiquetas para crear listas para hacer y proyectos según los explicado en Byan Murdaugh “GTD con Gmail”. Guarda muchos de los mismos conceptos de GTD pero implementa ellos en un email.

Revisa

La lista de acciones y recordatorios serán de poco uso si no se repasan diariamente, o siempre que se tenga tiempo disponible. Dado el tiempo, energía y recursos que tiene en ese momento en particular, decida cual es la actividad más importante para hacerla ahora mismo y hágala.

Por lo menos semanalmente, la disciplina GTD requiere que revise todos las acciones excepcionales, proyectos y los “esperando para”, haciendo seguro que cualquier nueva tarea o evento próximo sea de tu conocimiento, y que todo este cargado en tu sistema. Allen sugiere la creación de un archivo Tickler en orden para ayudar a refrescar la memoria cada semana acerca de las acciones excepcionales y proyectos.

Realiza

Cualquier sistema organizacional no es bueno si pasas todo tu tiempo organizando tus tareas en lugar de hacerlas. La intención de autor es que si tu puedes hacer las tareas simples, fáciles y divertidas estarás menos inclinado a abrumarte y preparado para hacerlas.

Herramientas y Técnicas

Una porción de 43 carpetas, es un dispositivo que el autor sugiere para organizar tu papeleo. Doce carpetas son usadas para representar cada mes y las 31 restantes son usadas para representar cada día. Las carpetas son arregladas para ayudar a recordar tus actividades que debes hacer ese día. Cada día debes de abrir la carpeta que tenga la fecha del día. Tomas todos los artículos o pendientes y los pones en la carpeta vacía del siguiente mes. Esta clase de gerencia te permite recordar las cosas por ti mismo. Por ejemplo, si tienes un concierto en el mes 12, tú almacenarías los boletos en la carpeta del mes 12 y cuando el mes 12 venga en camino ellos estarán esperando por ti.

El culto de GTD

Desde la publicación original de GTD en el 2001, las ideas del autor se han populararizado por el Internet especialmente por los blogs, el movimiento GTD es asociado al nuevo a acercamiento básico a la gerencia personal, y al rechazamiento del excedente dirigido, y de soluciones de alta tecnología y esta a favor de simples y baratas herramientas por ejemplo el Hipster PDA o incluso el Moleskine paper pad.

Con información de la Wikipedia