Conocimientos - La divisa del nuevo milenio - Formas para mantenerse enfocado en el trabajo

Sobre los años he trabajado en muchos sitios y diferentes actividades de oficina. En un proyecto particularmente teníamos cerca de 80 personas en un equipo de proyecto. Era bastante difícil intentar mantenerse enfocado en un ambiente como este. Actualmente, los proyectos que trabajo son más pequeños, pero todavía hay un número de distracciones que interrumpen con frecuencia mi labor. ¿Cuáles son algunas de las cosas que podemos hacer para reducir al mínimo tales interrupciones y distracciones? Aquí está mi lista de 18 maneras para mantenerse enfocado en el trabajo:

Escribe una lista de tareas diaria y planea tu día. No hay como una lista de tareas para mantenerte enfocado. Tener una lista de cosas que tienes que cumplir en el día es una genial manera de recordarte lo que necesita estar hecho y mantenerte en curso hasta lograrlo.
Asigna periodos de tiempo donde puedan interrumpirte tus colegas. En un trabajo ajetreado la gente está en constante movimiento y hablado todo el tiempo. En lugar de que la gente se detenga en tu escritorio cada 10 minutos y preguntado cualquier cosa, déjales saber cuándo puedes ser interrumpido.
Aplica el “tiempo en cajas”. En lugar de trabajar hasta que algo este hecho trata de trabajar en tiempos limitados, digamos 30 minutos. De esta manera, tu mantendrás la frescura y el atractivo de tu trabajo durante todo el día laboral. Este es un excelente recurso.
Configura filtros en tu e-mail. Configurar filtros en el correo es una excelente forma de clasificar lo que es importante y urgente de los correos personales que pueden esperar. En lugar de lidiar con una simple bandeja de correos con cientos de correos sin leer tú solo necesitaras tratar con pequeñas carpetas clasificadas por proyecto, prioridad y contexto.
No leas correo personal en las mañanas. Revisar correo personal puede ser bastante “distractor” incluso con filtros configurados. Esto es especialmente real cuando tus amigos te mandan enlaces a artículos de interés, bromas o videos en Youtube. Solo deberás revisarlo cuando hayas completado algunas de las tareas de tu lista diaria.
Coloca tu estado en tu programa de mensajería instantánea (como MSN). Si tu usas un programa de mensajería cuando tú no quieres ser molestado asegúrate de ponerte como fuera u ocupado. Tus amigos podrán mandarte un correo o buscarte después cuando no esté tan ocupado.
Escucha el tipo correcto de música. La música es un gran recurso para mantenerte dentro de la rutina del trabajo. Además la música puede hacer imperceptible los ruidos de la oficina como las impresoras o las platicas a tu alrededor. Pero se cuidadoso no toda la música puede contribuir al trabajo productivo.
Usa auriculares pero con la música apagada. Algunas personas prefieren trabajar en absoluto silencio. Esto puede depender del tipo de trabajo que realices. Si tú estás haciendo algo que necesite planearse o algo computacional, tener música “ruidosa” en tus oídos puede ser que no sea lo mejor para tenerte enfocado.
Toma suficiente agua, una botella. Mantenerte hidratado es sumamente importante por todo tipo de razones de salud, en lugar de tomar vaso fríos a cada hora intenta hacerlo con una botella en el inicio del día. Esto porque te limitara levantarte a cada rato para ir al baño.
Encuentra el mejor tiempo para hacer las tareas repetitivas y aburridas. No importa cuánto intentes evitarlas en algún momento tendrás que enfrentarlas. Para esas tareas yo encontré que el mejor tiempo de hacerlas es al final del día cuando estoy usualmente cansado y no necesitan de mi pensamiento creativo de las mañanas.
Lleva tu almuerzo y cómelo en tu escritorio. Cuando lees correos puede ser un buen tiempo para comer el almuerzo. Así después de hacerlo puedes regresar directamente en la siguiente tarea.
No hagas llamadas personales largas. Nosotros debemos estar conscientes de lo que es nuestra vida privada y nuestro trabajo. Trata de limitar el tiempo que gastas en cosas personales durante el trabajo porque que pueden distraer y agotar tu motivación.
Limpia tu escritorio. Algunos pueden tener algo que se puede describir como un “caos ordenado”. Esto no es necesariamente malo tanto puedas encontrar lo que necesites sin buscar demasiado. Sin embargo, si no puedes sugiero que organices tu escritorio. No significa que tengas que dejar un escritorio vacío solo significa tener una pila ordenada de papel, toda dentro de su lugar. Esto puede ayudar enormemente a tener todo lo que necesitas dentro de un rango accesible.
Consigue una buena silla. Es realmente difícil mantenerse enfocado cuando el cuello y la espalda están lastimados por tener un mal respaldo. una buena silla puede eliminar esto permitiendo trabajar por largos ratos sin interrupciones y distracciones físicas.
Usa atajos (de teclado) en tu computadora. Si tú haces las mismas cosas una y otra vez en la computadora los atajos de teclado podrían serte de utilidad. Por ejemplo, si hay una carpeta de un proyecto a la cual entras todo el tiempo, intenta usar unos atajos en tu explorador de Windows o en Finder (Mac).
Cierra programas que no estés usando. En lugar de usar Alt + Tab para ir de un programa en otro intenta de solo tener abierta las aplicaciones que necesites. Por ejemplo si tienes una carpeta abierta que ya no estés usando ciérrala.
Limita tu tiempo en Digg, Delicious, Sitios de Noticias o blogs. Hay muchos sitios con mucha información de interés pero no deberían de alejarte del trabajo que tienes que hacer. Trata de limitar el tiempo para esos sitios en tu día laboral. Si realmente tienes que hacerlo hazlo durante la hora de la comida.
Cambia tu forma de pensar y haz el trabajo divertido. Es difícil permanecer enfocado si por naturaleza no estoy interesado en lo que hago. En la mayoría de los casos no hay nada que se pueda hacer. Sin embargo, ser consciente de tu percepción del trabajo es algo que puedes controlar. La sugerencia es que cambies tu forma de pensar y conviertas tu trabajo en un juego.

Autor: Dave Cheong - www.davecheong.com
Traducción: Ulises E. Diseñador Gráfico - el50.com