Conocimientos - La divisa del nuevo milenio - Apóyese en Excel para racionalizar su contabilidad

Las prácticas de contabilidad empresarial han avanzado mucho, gracias a la tecnología. Lo mismo ha ocurrido con las hojas de cálculo, esas herramientas de análisis y seguimiento financiero que nos acompañan incondicionalmente en la era moderna. Independientemente de si en su empresa se utilizan las hojas de cálculo para el seguimiento de los gastos, el flujo de caja y el inventario, para provisiones fiscales y de capital o para analizar las opciones de compra y arrendamiento, las funciones que ofrece Excel pueden ahorrarle tiempo. Compartir y comparar documentos

En muchas situaciones, la información financiera registrada en las hojas de cálculo es utilizada por personas de perfil muy diverso. El representante comercial presenta su informe de gastos al jefe de ventas. El jefe de ventas lo remite al contable quien, a su vez, lo presenta al propietario de la empresa. Excel ofrece varias características que mejoran las posibilidades para compartir y comparar libros:

- Los documentos inteligentes amplían la funcionalidad de un libro al responder dinámicamente al contexto de las acciones del usuario. Los formularios y las plantillas funcionan especialmente bien como documentos inteligentes. Lo mismo se puede decir de los libros que forman parte de un proceso.

- Supongamos que la empresa se sigue un proceso para introducir los informes anuales de gastos de los empleados basado en una plantilla de Excel. Si se convierte esa plantilla en un documento inteligente, puede conectarse a una base de datos que introduzca automáticamente algunos de los datos necesarios. Cuando haya terminado, puede hacer clic en un botón y el documento se enruta automáticamente a la persona encargada del paso siguiente en el proceso.

Con los documentos inteligentes puede ahorrar tiempo, ya que permiten la reutilización de contenido. Por ejemplo, quien se encargue de la facturación puede copiar texto reutilizable cuando prepare los extractos mensuales.

- La opción Comparar en paralelo permite simplificar una tarea habitualmente difícil, como es intentar utilizar un libro para ver los cambios realizados por varios usuarios o en distintos períodos contables. Cuando se utiliza la opción Comparar en paralelo con del menú Ventana se pueden ver fácilmente las diferencias existentes entre dos libros, sin necesidad de combinarlos en otro libro ni de desplazarse entre las fichas correspondientes a los libros.

Métodos abreviados

A continuación se describen otras sugerencias rápidas que pueden ayudarle a optimizar las tareas de contabilidad:

- Autofiltro es una característica de Excel que le ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño. Supongamos que tiene 2.000 clientes en un libro y necesita identificar los que han comprado un producto determinado. El filtrado le permite ver exclusivamente los datos que desea ver; los restantes datos quedan ocultos.

A diferencia de la función de ordenación, con el filtrado no se cambian ni reorganizan los datos; cuando se quita el filtro, todos los datos aparecen como antes de aplicarlo.

- La consolidación de datos de diversos orígenes en un libro puede ser una pesadilla en períodos de liquidación de impuestos, fin del ejercicio fiscal y otros hitos contables. Puede precisarse mucho tiempo para volver a escribir o copiar y pegar un gran número de columnas de datos de distintos orígenes.

La característica de importación de Excel simplifica considerablemente esta tarea; además, puede sincronizar automáticamente la actualización de datos con la base de datos de origen.

- Localizar discrepancias en largas listas de datos puede llegar a ser un proceso muy laborioso si hay que examinarlas línea por línea. Pero con Excel tiene la posibilidad de identificar las incoherencias automáticamente. Con alguna opción de configuración avanzada (por ejemplo, elegir o crear en cada lista un campo que sea único y comparable) puede conseguir que Excel localice datos que figuren únicamente en una lista.

Cuando se dirige una empresa, ahorrar tiempo en los pequeños detalles permite concentrarse mejor en las cuestiones realmente importantes. Y siempre es posible realizar un seguimiento a través de una hoja de cálculo.

Basado en el artículo “Cómo puede ayudarle Excel a racionalizar las tareas de contabilidad” de Microsoft.com