 En este documento se resumen algunos consejos prácticos que pueden ser de gran ayuda al preparar una presentación oral. Una buena preparación debe contar con los siguientes cuatro pasos: recopilación de información previa, preparación de transparencias, retórica y conocimiento del lugar de la exposición. A continuación se presenta una descripción de cada una de estas etapas. 1. Recopilación de información previa
En este primer paso la persona que va a realizar su exposición, que llamaremos el expositor, debe recopilar toda la información necesaria para llevar a cabo la presentación. Se supondrá que la investigación previa ya ha sido finalizada y que ya se cuenta con los resultados que se desea presentar. No es recomendable empezar a preparar una presentación sin contar con estos resultados. Adicionalmente, el expositor deberá conocer muy bien cuál es el objetivo de su presentación con el fin de aclarar el mensaje que tendrá su exposición.
En esta etapa se debe conocer a priori cuál es el nivel de conocimiento que tiene el público al cual será dirigida la exposición. Esto con el objeto de hacer provechosa y entendible la exposición. Es necesario tomar en cuenta que si el nivel de conocimiento del auditorio es elevado el expositor deberá entonces evitar las explicaciones que resulten obvias. En caso contrario, si la exposición pretende explicar temáticas que no son de dominio del público, la presentación deberá preferiblemente dedicar algunos minutos adicionales a la introducción del tema. En esta etapa también debe conocerse el número de personas que asistirán a la presentación: una exposición para un público de sólo 10 personas es completamente distinta a una destinada a 600 personas.
Asimismo, el expositor deberá saber cuál es el tiempo que ha sido programado para su exposición, y si este tiempo incluye las preguntas del público. Uno de los objetivos de una presentación oral es el intercambio de conocimientos con el público, por lo cual es recomendable dejar un tiempo razonable para las preguntas que puedan surgir. Típicamente, las exposiciones en seminarios y congresos duran alrededor de 15 a 20 minutos y las preguntas de 5 a 10 minutos. En la defensa de una tesis, la exposición es de unos 30 minutos y las preguntas de la comisión evaluadora se pueden prolongar comúnmente hasta las 2 horas.
Finalmente, en esta etapa se debe seleccionar las fotografías, diagramas, gráficas, tablas y textos que se desea poner en la exposición. Esto es un buen ejercicio para saber -antes de hacer las transparencias- lo que se desea mostrar en la presentación.
2. Preparación de transparencias
Es necesario considerar que el número de transparencias a presentar en la exposición oral no debe ser ni muy grande ni muy pequeño. Demasiadas transparencias cansan y distraen al auditorio, en caso contrario si son muy pocas transparencias el público se aburre y no presta atención. Ambos errores indican que la presentación ha sido mal estructurada y conllevan a que el público no entienda la exposición. Una estimación típica es dedicar 1 a 2 minutos de la exposición por transparencia.
Antes de hacer las transparencias es necesario definir la estética a usar. Esta estética debe ser la misma en cada una de las transparencias. A manera de ejemplo, se define en esta etapa que todas las transparencias sean de fondo azul con letras tipo Arial 16 de color amarillo para los títulos, Arial 14 para los textos, etc. La homogeneidad en la forma en las transparencias ayuda a que el público no se distraiga del contenido de la exposición. Es de gran ayuda poner en cada transparencia en los bordes superiores e inferior datos como: nombre del expositor, título de la exposición, título de la transparencia actual y número de la transparencia. La estética definida debe respetarse a lo largo de todas las transparencias, no es recomendable usar distintos tipos de letra o colores en las transparencias.
Típicamente la exposición debe tener cuatro partes: introducción a la exposición, introducción al tema, parte principal y conclusiones.
- Introducción a la exposición: esta parte consta de sólo dos transparencias: i) título y ii) estructura de la exposición. En la primera transparencia se debe poner el nombre de la exposición, el nombre del expositor, la fecha, el nombre de la universidad, facultad, departamento y/o instituto en donde el expositor ha realizado el trabajo que expone. En la segunda transparencia se debe enumerar a manera de índice los puntos que se tratarán en la exposición. El expositor en esta transparencia explicará muy brevemente cuáles serán los puntos que se presentarán.
- Introducción al tema: en esta parte, de unas 2 a 3 transparencias, o bien el equivalente al 25-30% del número total de transparencias, se planteará el problema, se explicará el estado del arte y se señalará cuál es la solución propuesta. Es muy bueno ilustrar esta parte de la exposición con diagramas de bloques. Por lo general, los detalles no son parte de la exposición debido a la falta de tiempo. Los interesados en los detalles pueden hacer preguntas al final de la exposición.
- Parte principal: por ser ésta la parte más importante de la exposición es necesario dedicarle un 60-70% del número total de las transparencias. En esta parte se deben incluir los aportes al conocimiento, los resultados obtenidos, y el significado de este trabajo para el futuro. Es muy importante transmitir esta parte de la mejor manera posible al auditorio.
- Conclusiones: esta parte consta de una sola transparencia en la que se le repite al auditorio de manera resumida cuál ha sido el principal aporte de este trabajo. En esta repetición se asegura que el público reciba la idea principal que se ha deseado transmitir en la presentación. Adicionalmente, se pueden mencionar también las sugerencias para trabajos futuros.
Un consejo práctico para el diseño es que la información expuesta en una transparencia debe ser captada por el público en unos 15 segundos y entenderse en 1 a 2 minutos.
No es recomendable diseñar una presentación en la que el expositor tenga que saltarse algunas transparencias o que tenga que retroceder a transparencias anteriores. Estos saltos desordenan la presentación y distraen muchísimo al público.
Adicionalmente se pueden preparar lo que se llaman transparencias de relleno, las que pueden servir para las preguntas si hay alguien del público interesado en profundizar sobre algún tema. También es posible utilizar estas transparencias de relleno si es que ha sobrado algo de tiempo al final de la exposición y el expositor considere que profundizar sobre algún tema sería un aporte para la exposición. De la misma manera, en caso de que falte tiempo, es decir que el expositor se haya demorado más de lo previsto en la primera mitad de la exposición, se debe diseñar la presentación de tal forma que las últimas transparencias de la parte principal puedan no presentarse. Muchas veces es muy importante respetar el tiempo fijado para la exposición.
3. La retórica
La retórica por lo general se subestima en la preparación de una exposición. Esta subestimación es un grave error porque muchas veces lo que se dice resulta ser más importante que lo que se muestra en las transparencias. Una presentación con mala retórica (independientemente de la calidad de las transparencias y del trabajo a exponer) difícilmente logra transmitir el mensaje que debe recibir el público.
Es necesario en esta parte de la preparación, pensar muy bien qué se va a decir en cada parte de cada transparencia. Por regla general no debe quedar ninguna parte de la transparencia sin mencionar. La secuencia como se explica cada parte de la transparencia también es importante, es necesario ensayar para determinar la secuencia correcta. Típicamente se empieza por los diagramas. Otro aspecto recomendable es enlazar las transparencias con frases introductorias al pasar de una transparencia a otra.
Se recomienda hacer pruebas de presentación ante colegas que puedan opinar sobre el contenido y la forma de la exposición. También sirve grabar la exposición con una cámara de vídeo o bien simplemente con un grabador para poder escucharse y/o verse. Este tipo de pruebas también le dan al expositor una idea del tiempo que necesita para su exposición. Si no se cuenta con estos medio el expositor podrá hacer un ensayo sin público midiendo el tiempo con un reloj para poder determinar de manera precisa el tiempo de la presentación.
4. Conocimiento del lugar de la exposición
Es sumamente recomendable que el expositor conozca el lugar de la exposición con anterioridad. Esto le permitirá al expositor familiarizarse con el ambiente en el que tendrá que realizar su presentación. Dentro de esta familiarización se puede hacer un ensayo general tal como si fuera la presentación real. Así el expositor se dará cuenta si domina la escena. Si esta prueba no se puede realizar es necesario que el expositor pruebe con anticipación el manejo del proyector, esto evita tener problemas durante la exposición. Un error típico en las presentaciones con computador es que éste no lee bien los diskettes, o que no tiene suficiente memoria para presentar las fotografías, etc. Se recomienda probar el equipo con todas las transparencias diseñadas con un día de anticipación.
Referencias bibliográficas
[1] Brezinski, C.: El oficio de investigador. Siglo XXI de España Editores, Madrid, 1993.
[2] Friedrich, C.: Trabajos escritos en estudios de ciencias e ingeniería (en alemán), Duden, Mannheim, 1997.
[3] Razo, C.: Cómo elaborar y asesorar una investigación de tesis, Prentice Hall Hispanoamericana, México, 1998.
Autor: Domingo Mery Quiroz - Departamento de Ingeniería Informática de la Universidad de Santiago de Chile
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