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 :: Estrategia para hacer una presentación efectiva

OrganizaciónSon varios factores y motivadores para realizar una presentación, comúnmente se realiza para informar algo. Para la transmisión de la información deseada hay diferentes tipos de presentaciones, así como elementos, factores y recomendaciones básicas para la preparación, estructuración, presentación y conclusión efectivas. También hay que considerar que existen factores negativos que impiden la clara comunicación, creando interferencia entre el expositor y los grupos de personas a los que se desea compartir la información.
Los motivos para realizar una presentación
Algunos motivos por los que se realizan presentaciones son:

- Persuadir al grupo que adopte determinado curso de acción
- Transmitir alguna información
- Abrir un foro de discusión de ideas
- Conocer la reacción del grupo ante determinada situación
- Obtener compromisos
- Para hacer que el grupo participe en determinado plan de solución de conflictos

Tipos de presentaciones
Existen diferentes tipos de presentaciones, enfocadas de acuerdo a la información que deseamos compartir, destacamos 5 tipos, tales como;

De ventas: En este tipo de presentación hablamos de los beneficios, características y motivos para comprar determinado producto.
Para persuadir: Dar las razones por las cuales seguiremos un determinado curso.
Para informar el progreso hecho: Informar sobre proyectos relacionados, un grupo de tareas o nueva información de la venta de un producto.
Para demostrar un producto: Sirve para explicar el funcionamiento y características de un producto en específico.
De estrategia o planeación comercial: Sirve para mostrar el objetivo o meta a alcanzar y como hacerlas.

Debemos recordar que las presentaciones no sirven para brindar información detallada, simplemente para mencionar los factores más importantes.

Pasos para realizarla
Una buena presentación debe contar con los siguientes cuatro pasos:

- Recopilación: Es importante obtener toda la información necesaria para la realización efectiva, su objetivo y el tiempo que tiene para realizarla.
- Diseño: Es necesario considerar el número de diapositivas a presentar, la audiencia puede cansarse o distraerse con muchas diapositivas, con pocas pierde interés. Regularmente una presentación debe de tener un proceso;

o Introducción a la presentación: Definir el motivo y los puntos a tratar.
o Introducción al tema: Definir problemática y solución propuesta.
o Parte principal: Mostrar los procedimientos, aportación de conocimientos.
o Conclusión: Se repite a manera de resumen el motivo, la problemática y la solución presentadas para confirmar que se transmitió lo deseado.

- Retórica: Esta parte es fundamental para transmitir realmente lo que deseas, debemos conocer la secuencia adecuada y pensar muy bien lo que se va a decir en cada una de nuestras diapositivas.
- Conocimiento del lugar: Se recomienda conocer el lugar donde se llevará a cabo la presentación para estar familiarizados con el ambiente.

Aspectos a considerar

Es recomendable tomar en cuenta los siguientes aspectos para realizar una presentación:

- Expositor: En nuestros tiempos, es común que un expositor cargue la presentación a los apoyos tecnológicos, olvidando que él es la parte fundamental. Debemos considerar en un buen expositor los siguientes factores: motivación, credibilidad y estilo de presentación.
- Mensaje: Se refiere a lo que expositor hace o dice, debe de estar perfectamente estructurado, para que el mensaje llegue a nuestra audiencia como deseamos. Existen muchas variaciones en una presentación, pero siempre debe incluir una introducción, un cuerpo y una conclusión.
- Público: Un análisis adecuado de la audiencia, asegurará que hacemos la presentación adecuada a las personas adecuadas.
- Canal: Cuando comunicamos información a un grupo de personas determinado, utilizamos diversos canales de comunicación incluyendo; no verbales, pictóricos y auditivos. Algunos ejemplos:

o No verbales: Gestos, expresiones faciales, movimiento corporal y postura
o Pictóricos: Diagramas, gráficas, esquemas, dibujos, objetos
o Auditivo: Tonos de voz, variaciones en matiz y volumen, otras variedades vocales.

- Retroalimentación: Este proceso ayuda a aclarar las dudas que hayan surgido de la presentación, no está completa la retroalimentación hasta que el expositor conteste las preguntas de su audiencia.
- Ruido: Existen dos ruidos que el expositor deberá enfrentar; externo e interno.

o Externo: Ruidos, personas platicando, tosiendo, cambiando el tema, mala acústica, temperatura, mala ventilación, interferencias visuales (poca luz)
o Interno: Falta de experiencia, miedo, falta de conocimiento del tema o del público.

Las formas en que se puede combatir el ruido son; usando más de un canal de comunicación, usar el método de repetición y reafirmación.

- Entorno: El lugar donde se dará la presentación puede aumentar o disminuir la efectividad, es recomendable revisar previamente las condiciones del lugar para buscar las posibles soluciones o confirmar que sea el lugar idóneo para la realización.

Fuente: www.tress.com


 
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