Conocimientos - La divisa del nuevo milenio - Organización de la Oficina

Si usted es como la mayoría de los negocios pequeños, el verano puede significar más baja producción. Es un gran momento para organizarse - el tiempo que le dedique en este momento realmente lo beneficiará cuando los negocios vuelvan a aumentar y podrá enfocarse más en el negocio que tiene a la mano, y no gastar tiempo buscando archivos perdidos, u ordenando. Ideas para ahorrarse contratiempos:

Implemente un Sistema de Archivo

¿Constantemente se encuentra examinando archivos para encontrar lo que busca? Tome algo de tiempo para poner sus archivos en un sistema intuitivo, manejable que mejor responda a sus necesidades.

Durante este proceso, tome tiempo para purgar todos esos archivos innecesarios que ha estado guardando hace años. Cuando se trata de organización, piense en la forma en que quiere buscar los archivos en el futuro, y luego imprima las etiquetas de los archivos que necesita para hacer esto.

Lista de Teléfonos

Ahora es un buen momento para revisar y actualizar su lista de contactos comerciales. Tenga en cuenta los correos electrónicos, números de teléfono y direcciones de empleados, contratistas, proveedores y otros contactos importantes - muy seguramente habrá algunas adiciones, revisiones y eliminaciones en la lista.

Creé e imprima una nueva lista para todos. Estará facilitando una mejor comunicación, ¡lo que siempre es bienvenido!

Haga un inventario de los suministros de oficina y actualícelo

Siempre debe tener suministros suficientes a la mano para dos meses. Cualquier comprador inteligente sabe que es necesario llevar una lista de compras.

Haga un inventario de todos los suministros, y de aquellos que se han agotado, y haga una lista maestra que pueda imprimir antes de ir al almacén de suministros para oficina.

Contacte a sus clientes

Dedique un tiempo de la reorganización para crear un boletín de noticias o un volante para enviar a sus clientes es algo que valdría la pena. Infórmeles sobre cualquier acontecimiento- ventas, nuevos productos o que hay nuevo para el otoño.

Una comunicación por correo es más personal que un correo electrónico, y es más probable que sus clientes la lean y recuerden. Así que, si tiene el tiempo ¿por qué no?

Consejos útiles:

No acumule

Viva según esta regla: cuando quiera que traiga algo Nuevo a la oficina, elimine algo, al crear un Nuevo archivo debe purgar un archivo Viejo, innecesario. Cuando imprima un correo electrónico, bórrelo.

Cuando adquiera Nuevo equipo para la oficina como computadoras, sillas, lámparas o archivadores, deshágase de lo viejo - ya sea donando lo Viejo a otros negocios pequeños, a una escuela local, o a una organización sin ánimo de lucro.

Listas de Chequeo

A medida que va haciendo esta organización, escriba las tareas que deben llevarse a cabo sobre una base regular, semanal o mensualmente, y cuando ya las haya escrito, ingréselas a su computadora en un formato de lista de chequeo.

Luego, puede imprimir copias múltiples y usted y sus empleados podrán señalar cada tarea a medida que se complete. De esta manera, nada será olvidado, y no se encontrará en estado de desorganización para esta misma época el año entrante.

Fuente: lexmark.com