Zips del Conocimiento - 10 trucos para mejorar tu comunicación

Las personas somos seres sociales y podemos prescindir de realizar actividades en común pero lo que no podemos es dejar de hablar; para ello, usamos el lenguaje como herramienta para comunicarnos. Como decía Unamuno: “el voto más difícil de seguir por las personas no es de la castidad, sino el del silencio”. 1. El comienzo del nuevo año. Es un momento maravilloso para hacer esa llamada que lleva tiempo pensando que debe hacer pero que no encuentra una ocasión ideal para hacerla. Es un periodo, en el que se reciben y se hacen muchas llamadas para desear lo mejor para este año; aprovecha la ocasión y haz las llamadas que tienes pendientes, sin olvidar que también debes felicitar al resto.

2. Las vacaciones. También es una buena época para aproximarte o realizar algunos contactos que habías dejado de lado. Es una acción muy positiva, ya que te vas a preocupar por algo que les divierte e ilusiona.

3. Cumpleaños, onomásticas u otros temas personales. Si tienes una base de datos y vas anotando fechas importantes de tus clientes, colaboradores o proveedores, les sorprenderás gratamente si te acuerdas de días tan señalados para ellos. También si te enteras que van a tener un hijo o se van a casar, una llamada para dar la enhorabuena, incrementa la posibilidad de mejora en esta relación.

4. Entrega o recepción de un pedido. Que mejor momento para estrechar lazos que interesarse por conocer si todo ha llegado de forma correcta; tu cliente se sorprenderá de esta llamada y en algunas ocasiones, recelará de ella, pero cuando vea que simplemente deseabas conocer que todo estaba correcto, su confianza se reforzará; lo mismo sucederá si llamas a un proveedor para decirle que todo ha llegado de forma correcta o que te ha sorprendido alguna innovación que haya hecho, robustecerá la relación contigo.

5. Ascensos, premios o la firma de un contrato o pedido. Cualquier ocasión para acercarse a una persona para felicitarla o reconocer su valía, ofrece un grado de acercamiento y de sentimientos de gratitud. No es muy habitual que las personas se alegren de los éxitos obtenidos por otras, por tanto, se agradece mucho recibir este tipo de felicitaciones. Lo mismo sucede cuando se consigue un gran contrato o pedido, que permite el crecimiento de una empresa, muchos, sienten una envidia insana que les impide crecer, tu actitud debe ser alegrarte y reconocer el triunfo obtenido.

6. Lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Que mejor momento para aproximarnos a nuestros clientes que cuando tenemos algo nuevo que comunicar. Además de las promociones y la publicidad que tengas planificadas, ocúpate de llamar personalmente a tus clientes y contarles la magnífica noticia. La ilusión que tu sientas, serás capaz de transmitirla y tendrás la oportunidad de enamorar a tus clientes con tu nuevo producto o servicio.

7. Recomendaciones e instrucciones de nuestros productos o servicios. Muchas veces damos por hecho que nuestros clientes conocen o saben como utilizar nuestros productos o servicios o como sacar más provecho de ellos. Pues nunca des por supuesto esta cuestión y llámales para ofrecerles consejo y asesoramiento, es un valor añadido que te agradecerán muchísimo.

8. Quejas y reclamaciones. Estas son situaciones poco agradables pero a las que puedes sacar mucho provecho. No nada peor que un cliente insatisfecho y en muchas ocasiones, éste ni siquiera llama para quejarse o reclamar, simplemente, deja de comprar, por eso, cuando un cliente nos llame, enfadado por algo que no se ha hecho bien, le ha llegado en malas condiciones o no cumple sus expectativas, siempre debemos atender su llamada. Si intentamos capear el temporal ignorando la situación, tendremos a una persona encolerizada y que no hablará muy bien de nosotros o de nuestra empresa, así que aprovecha esta ocasión para escuchar todo lo negativo, deja que te cuente con detalle lo que le ha sucedido, no le interrumpas cuando él hable, deja que se desfogue y luego, ofrécele una solución o transmítele que vas a averiguar lo que ha sucedido y como puedes arreglar esta cuestión; tan pronto como tengas una solución, llámale y deja resuelta esta cuestión, eso sí, no dejes pasar mu! cho tiempo.

En el ámbito interno de la empresa y con las personas que colaboramos todos los días, debemos establecer métodos para buscar el acercamiento. El grado de contento y satisfacción de las personas que trabajan en una empresa, no siempre va unido con el salario o las posibilidades de promoción, sino que en muchas ocasiones, algunas muestras de aprecio, atención o reconocimiento, son suficientes para elevar la moral del equipo humano. Además de los trucos anteriores, extrapolados a este contexto, le ofrecemos dos ideas para alcanzar un mejoramiento en su comunicación:

9. Informe o nota interna. El próximo día que vayas a distribuir un informe o una nota interna, hazlo personalmente. Cuando se lo entregues a la persona a la que va dirigido, entabla una conversación con ella, pregunta como se encuentra, que espera, averigua que le parece y si necesita ver la información que le llevas, ofrécele la posibilidad de que te cuente su opinión, una vez leído.

10. Reconocimiento y halago por el trabajo bien hecho. Todas las personas intentamos que se nos preste atención y que se reconozcan nuestras virtudes. Sentirse aceptadas y reconocidas forma parte de las necesidades elementales y agradecer, en el momento adecuado el esfuerzo realizado renueva las fuerzas, refuerza la confianza de uno mismo y no hay un motor más potente que la energía que se genera por alguien que se siente bien y reconocido, lo mismo que tú, al alegrate por los logros de los demás.

Fuente: Boletín de gestión del conocimiento de Soluciones Eficaces