Zips del Conocimiento - Acciones para establecer un equipo y evaluar su efectividad

Lo primero que se debe hacer es una medición de la situación actual donde se encuentra nuestro equipo. Aún cuando este se esté recién generando es bueno saber como perciben ellos su realidad. Aunque esto suene muy lógico, no siempre lo hacemos, o no con la debida dedicación, cuando iniciamos un proceso de “re-agrupar” nuestros empleados para que se desempeñen de manera más efectiva. A continuación detallo las acciones que creo son indispensables de evaluar y de éstas generar planes de mejora para avanzar hacia un equipo de trabajo de alto desempeño:

I.- Ejercer liderazgo

De este concepto se ha hablado mucho y es fácil encontrar extensa literatura al respecto. No es mi intención entrar en detalle sobre este tema que da para escribir un libro al respecto, pero creo que para ejercer un liderazgo efectivo, se deben al menos practicar los siguientes conceptos:

a) Comunicar y hacer partícipe la visión

Tener una clara dirección es la base del trabajo en equipo. La gente debe saber:

¿Dónde estoy?
¿Dónde voy?
¿Cómo llego?

Los líderes claves y todos los integrantes deben estar alineados con la dirección del equipo o de tu organización. Los objetivos individuales de los integrantes también deben ser congruentes con los objetivos del equipo y tu organización. Además, no olvides de documentar todo el trabajo de dirección que realices.

Existen diversas herramientas que se recomiendan para ayudar a proveer dirección y dejar documentado este trabajo. A continuación detallo una lista de las herramientas de dirección más comunes:

- Documento de creación del equipo.
- Visión / Misión / Objetivos
- Planes de Acción con claros criterios de éxito
- Planes de Acción Individuales

Es el líder el que provee la dirección al equipo. Por esto es una de sus responsabilidades máximas la de proveer la visión de hacia dónde va el equipo al mediano y largo plazo.

b) Generan la energía necesaria

Generalmente los líderes son capaces de generar la energía necesaria para iniciar un proyecto de manera efectiva. Pero suele ocurrir, cuando se empiezan a presentar dificultades, contratiempos y fracasos, que el equipo tiende a perder esta energía natural. Para evitar esto, deben existir sistemas de auto motivación, pero igualmente un líder efectivo destaca del resto si logra revitalizar a su equipo y llenarlo de la energía necesaria para seguir adelante.

c) Aseguran la disponibilidad de recursos

El equipo debe tener la gente correcta y en la cantidad correcta. No necesariamente más gente implica mejores resultados.

d) Eliminan las barreras que se presentan

El líder debe asegurar que prepara, fomenta y facilita al equipo para auto eliminar las barreras que se le presentan, pero siempre existen algunas de éstas que son infranqueables alguno o varios de los integrantes por si solos. Es entonces de exclusiva responsabilidad del líder del equipo botarlas para facilitar el trabajo de su gente. Por ejemplo, conseguir más gente, equipos, horarios más flexibles, mejor infraestructura, con la alta gerencia de la compañía.

e) Actúan con decisión

Hay momentos donde se puede lograr el consenso entre los integrantes de los equipos y hay veces que la opción la debe tomar el líder por su cuenta, todo depende del tiempo y complejidad que ésta demande. Lo que es importante es que siempre se actúe con decisión y se refleje consistencia a los integrantes del equipo.

f) Un solo contacto de responsabilidad

Esto queda claro al entender que la responsabilidad no se delega. Uno puede delegar las tareas pero no por eso pierde la responsabilidad que de éstas emanen. El líder debe ser el responsable final de lo que resulte del trabajo de su equipo.

g) Delegan liderazgo de tarea basados en experiencia

El líder sabe hacer uso efectivo de sus recursos tanto materiales como humanos. La idea es designar para que lidere un proyecto interno del equipo al integrante más apropiado que por lo general es el que tenga mayor experiencia en esta área.

II.- Definición del número de gente requerido y sus tareas

Es importante definir cuál es el número adecuado de personas con las habilidades necesarias para que el equipo funcione efectivamente. Además, se debe comprender y definir el rol de cada integrante del equipo y cómo se interrelacionan con otros para completar el trabajo. Siempre se debe:

Capitalizar en las diferencias para lograr los resultados deseados y NO definir la cantidad de los integrantes de los equipos con relación a la gente que se tiene si no más bien con relación al trabajo que se desea realizar.

Esto último es un error muy común que generalmente se paga con “sobre dotación” y por ende con ineficiencia organizacional lo que en época de crisis, puede hacer la diferencia entre una empresa exitosa y una que genere pérdidas.

III.- Establecimiento de sistemas

Ahora que los integrantes del equipo ya saben ¿Qué? Deben hacer y ¿Quién? Debe hacerlo, entonces deben determinar ¿Cómo? Lo van a hacer juntos.

Existen varios tipos de procedimientos de trabajo que se utilizan para que los equipos definan cómo van a lograr sus resultados. A continuación encontrarás una lista de estos:

1) Planilla de toma de decisiones
- ¿Que se necesita decidir?
- ¿Quién debe estar involucrado?
- ¿Cómo deben ser involucrados?
- ¿Cuándo se necesita tomar la decisión?

2) Hoja de planificación del negocio

3) Tablas y planillas de seguimiento & control

4) Herramientas de efectividad para el manejo de las reuniones. Se debe siempre asegurar que se:
- Tiene un líder para cada junta
- Usa el trabajo previo y el trabajo de la agenda
- Empieza y finaliza a tiempo
- Limitan las tareas para mantener el enfoque
- Listan los temas para su posterior discusión
- Invita a los participantes correctos
- Definen los resultados y se resumen los pasos de acción

5) Formatos estándares de evaluación

IV.- Formalizar los canales de comunicación

Es muy común escuchar en un equipo u organización “estamos teniendo serios problemas de comunicación”. Esto es un aspecto importante a considerar ya que la comunicación es a mi parecer una de las principales causas de fracasos de los equipos.

En la vida cotidiana uno puede ver claros ejemplos de equipos que sostienen una comunicación efectiva y ésta se nota en sus resultados. Por otro lado, también es fácil ver en un equipo donde la comunicación no es efectiva las fallas e ineficiencias que se generan y por ende los magros resultados que estos obtienen. Cuántas veces no has visto una selección de fútbol lleno de jugadores que son “estrellas” en sus respectivos equipos pero que en la cancha juntos pierden partidos con jugadores que se puede decir son más malos. Ahí decimos, “es que no se entienden”. Efectivamente lo que hemos detectado es un problema de comunicación.

Es importante destacar que la comunicación no necesariamente implica la expresión verbal o escrita de algo. Por ejemplo, en un equipo de básquetbol, los jugadores se conocen tan bien que saben por un simple gesto corporal o una simple mirada donde le lanzará el balón su compañero, casi intuyendo la jugada y por supuesto anticipándose así al rival.

Entonces, lo primero es tener en cuenta que la comunicación debe fluir abiertamente en todash direcciones. Hay que asegurarse que se eliminan las barreras tanto físicas, interpersonales, sean estas laborales o personales. Preocúpate que:

- La comunicación sea clara, honesta, efectiva y oportuna.
- Todas las opiniones sean escuchadas
- Exista tolerancia hacia el conflicto con énfasis en la búsqueda de soluciones
- La tecnología sea maximizada
- Los conflictos se manejen efectivamente
- Se da y recibe retroalimentación constructiva

V.- Asegurar interacciones efectivas

Este es claramente uno de los aspectos más difíciles de medir y por ende mejorar dentro de un equipo u organización. Para iniciar el trabajo al respecto, lo primero que debemos hacer es separarlo en dos. Las relaciones personales y laborales. Para ambos casos se recomienda:

- Respetar las capacidades de los miembros
- Capitalizar las diferencias
- Definir la confianza como el centro del accionar
- Entender que las relaciones son resultado del comportamiento
- Reclutar miembros nuevos

Fuente: Jorge Hazbún
Gerente de Recursos Humanos
Procter&Gamble