Zips del Conocimiento - Una reunión sea productiva

Para mejorar la productividad de las reuniones, los especialistas en management recomiendan aplicar ciertos conceptos y técnicas. "Las reuniones están orientadas, en su mayoría, a la toma de decisiones o resolución de problemas. En ambos casos, lo primero es evaluar seriamente su plena justificación y juzgar si no hay otra alternativa mejor para lograr el objetivo buscado", explica Santiago Lazzati, fundador de la división de capacitación de Arthur Andersen y actual consultor independiente.

No a la improvisación
"Cuando el encuentro es casual, el mejor procedimiento es la organización de una reunión formal, en vez de continuar improvisadamente la discusión del tema", expone Lazzati.
Si el objetivo de la reunión es la toma de decisiones, "es importante que, en cada una de las etapas, se incorpore información, se generen ideas, se evalúen alternativas y se llegue a una conclusión".

Otras reuniones se orientan al intercambio de información. Los expertos aconsejan que, en ese caso, no duren más de dos horas y que la comunicación sea sintética. En este sentido, una de las técnicas más utilizadas es la de brainstorming, destinada a la generación de nuevas ideas.

Además del qué es importante prestar atención al cómo. En este aspecto, deben tenerse en cuenta varios factores: cumplimiento del horario, bloqueo de interrupciones, respeto del uso de la palabra y exclusión de diálogos paralelos.

Cuidar el clima
Otro elemento fundamental para mejorar el procedimiento de las reuniones es cuidar el clima de las relaciones. Lo ideal es crear un ambiente de confianza, cordialidad, cooperación, comportamiento activo y receptivo, sinceridad y apoyo emocional.

Ahora bien, en una reunión todos los participantes deben asumir una responsabilidad en común: hacer aportes sustantivos en materia de contenido.

Varios autores coinciden en que el papel fundamental es el del líder o director (jefe o gerente) que debe orientar y conducir la reunión.
Otro papel clave es el del anotador, quien debe registrar en forma clara el proceso y las conclusiones.

Fuente: loshornoslp.com.ar