Zips del Conocimiento - Análisis de planificación

El gerente toma las decisiones, para los administradores es muy importante la experiencia para formular una hipótesis de las causa; un administrador con eficiencia y miras a futuro es proactivo.

El administrador debe estar preparado para solucionar problemas que aparezcan en el futuro, ya que no pueden los problemas, sino tener una alternativa para dichas situaciones, ya que el futuro nos trae dos tipos de eventos: los predecibles y los impredecibles. Todo proceso de análisis de planeación tiene dos objetivos básicos: 1.- Tener un plan para los problemas que se presentan y así evitarlo o reducirlo; aquí la pregunta seria, ¿Que puede salir mal cuando esta en plena marcha el proyecto?.
2.- Saber las opciones que puede haber y elegir una acción mejor que aumente la posibilidad de tener un efecto favorable.
Los pasos del proceso de análisis de planeación son:
a) Enunciar un plan brevemente, incluyendo el resultado final.
b) Enumerar las etapas de la ejecución del plan, estudiarlas o indicar las áreas criticas.
c) Identificar los problemas y oportunidades.
d) Determinar causas de los principales problemas.
e) Buscar las medidas adecuadas para prevenir los problemas y otras para aprovecharlas.
f) Tener un plan de acción para contingencia.
g) Tener un sistema de alarmas para problemas presentados en la planta y poner en marcha el plan correspondiente.
1.- Es describir el resultado final deseado.
2.- Explica como debe realizarse un plan debidamente trazado.
3.- Se utiliza la experiencia para realizar un buen resultado de las cosas y tener presentes los problemas.
4.- Esta orientado a la planificación.
5.- En este se prepara un plan de acción.
6.- Son medidas de precaución que no se quisiera llegar a ellas.
7.- Se debe tener alarmas para una seguridad mayor en caso de una contingencia.
Para anticipar una amenaza deben tener una hoja de trabajo para el análisis de planeación con los pasos del 4 al 6, y esta planeación pone en una situación ventajosa al gerente para resolver los problemas a futuro.

Un ejemplo es el de los Laboratorios Velex, los cuales tenían dos plantas en el extranjero, y abrieron otra en su país de origen. Estos laboratorios buscaban a una persona especializada en suplementos alimenticios, por lo que el vicepresidente acudió a una conferencia llamada " medicina moderna, ¿demasiados fármacos?" , donde debía tomar nota de la investigación y desarrollo en asta áreas; y regresar con alguien calificado.

Se encuentra con una persona la cual tenia facilidad en el habla y muy informado en su tema, 'megavitaminas', por lo que el vicepresidente tiene una entrevista con el, y observa que era minusvalido, sin en cambio, a el no le importo, ya que no encontraría a otra persona con sus conocimientos, y, a fin de cuentas se queda con esa persona.

El análisis de planeación nos permita evitar las dificultades que se pueden presentar y mejorar las posibilidades existentes con ayuda de muchas personas ajenas al grupo de planeación.

Análisis de la situación

Este capitulo nos habla de encontrar las causas para poder solucionarlas efectivamente. El análisis de la situación son los casos que el gerente tiene y los clasifica por su importancia, a los cuales les establece prioridades antes de atenderlos. Tienen que descubrirse las causas, tener algunas alternativas para implantar un plan, y, para esto se tienen cuatro pasos básicos en el proceso:

1.- Identificar y enlistar los asuntos de interés: se manejan los efectos que pueden pasar y se crean otros para poder mejorar sus efectos y proteger los intereses, por lo que se revisan las responsabilidades del gerente para ver si no requieren atención. Se manejan asuntos de interés y efectos por lo que el gerente debe saber si el asunto es importante o no, y tener un plan trazado para resolverlo. Los administradores tiene una capacidad de detectar los problemas e identificarlos para que no se vuelvan crisis, estos asuntos pueden ser escritos en lista de mayor a menor importancia.

2.- Desglosar los asuntos de interés complejos: son problemas en forma general, los cuales, el administrador debe separarlos para resolver uno a uno, existiendo un método adecuado para desglosarlos, el cual se basa en preguntas claves, las cuales son:
¿ De que clase de asunto se trata ?
- descripción poco especifica ( baja moral de la base, relaciones personales)
Preguntas de seguimiento
¿ Que quiere decir con problemas de comunicación ?
¿Como se manifiesta este problema ?
¿ Que mas esta mal ?
Algunas veces se requiere de un análisis diferente (análisis causal, toma de decisiones, análisis de planeación ). El desglose sirve para buscar solución al problema sin la perdida de tiempo.

3.- Establecer las prioridades: una vez que se enlistaron los asuntos e importancia se debe entrar en acción, pero antes, analizar cada uno mediante un método para informar el mas importante, se puede basar en herramientas de trabajo para realizarlo, y, algunos criterios típicos pueden ser:

- Efecto ( magnitud )
- Urgencia
- Tendencia ( crecimiento )
- Rendimiento potencial
- Recursos
- Plazo para resolver ( estimado )
Para un gerente experimentado, los mas importantes son los primeros tres.

4.- Determinar el punto de partida para el análisis: Esta etapa sirve para comprobar que realmente sirvió el análisis a cada asunto de interés. El análisis de situación sirve para aclaraciones y para enlistar los resultados deseados por orden de importancia.
Ejemplo: En una compañía se tenia una elevada tasa de renuncias, al desglosar se encontró que debían de ver: las costosas renuncias de los recientes y renuncias de los profesionistas que tenían varios años trabajando. Los factores eran:

a) Falta de realización personal.
b) falta de interés.

Por lo que al resolverlos se hablaba de tratar satisfactoriamente cada meta de los trabajadores. Otro comité se encargó de las renuncias de los trabajadores con antigüedad, y todo esto llego a encontrar el problema: la renuncia se debía al alto costo de vida en esa zona, por lo que se colocaron plantas en lugares con menor costo de vida, al realizar el análisis de situación, la empresa progreso pasados los años, con personal técnico que se sentía orgulloso de trabajar en dicha empresa.

Fuente: unamosapuntes.com