Zips del Conocimiento - Evaluación integral de la empresa

Para entender qué es la evaluación integral, es necesario entender la diferencia que existe entre las tres auditorias tradicionales:

• la financiera,
• la operacional y
• la administrativa.

La auditoria financiera:
La evaluación de las operaciones, transacciones y registros financieros, con objeto de determinar la situación financiera de un organismo y verificar si la información que se produce es confiable, oportuna y útil. La auditoria operacional:
Se adopta un enfoque horizontal en el seguimiento de la operación evaluada de origen y en su flujo a través de los diversos órganos de la empresa.

La auditoria administrativa:
Se adopta un enfoque vertical que puede ser de tipo inductivo o del tipo deductivo, comprende el estudio general de la empresa, el entorno en que opera, sus objetivos económicos y sociales, la administración del personal y los recursos, sus métodos de operación y control, y la calidad y cantidad de información para la toma de decisiones.

Nota: La evaluación integral no es ninguna de estas auditorias ni el conjunto de ellas.

La evaluación integral es una metodología por medio de la cual se estudian, analizan y evalúan las:

1. fuerzas,
2. debilidades,
3. amenazas y
4. oportunidades de las empresas,

Es un instrumento por medio del cual se analiza y evalúa el ambiente de un organismo, su base legal, organización, estructura, políticas, planes, programas, sistemas y controles.

• Evalúa el grado y forma en que una empresa, pública o privada, cumple con sus objetivos.
• Permite conocer si los recursos son administrados con eficiencia, eficacia y economía.
• Verifica si se obedecen las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
• Verifica si la compromiso de rendir cuentas es prudentemente efectuada.
• Evalúa la suficiencia y efectividad de los sistemas de control interno administrativo, financiero y operacional.
• Revisa el sistema de información gerencial (SIG) para la toma de decisiones.

La evaluación integral es un sistema de evaluación y control que tiene un enfoque constructivo, que permite no sólo ser un instrumento de vigilancia, sino también de promoción y apoyo para coadyuvar a elevar los niveles de efectividad y productividad de las empresas.

• Permite una revisión general de todas las áreas y sus interrelaciones, la cual permite tener un enfoque claro, simple y preciso del organismo, con el propósito de detectar las áreas críticas o áreas problema.

• Se enfoca a la detección de hallazgos y situaciones relevantes que limiten el desarrollo de la empresa en su conjunto o el de alguna área específica. Además permite la elaboración de diagnósticos y recomendaciones sustentadas en evaluaciones sistematizadas y con una metodología

La evaluación integral se puede aplicar por consultores externos, por los directivos y por las áreas de auditoria o evaluación interna de cualquier empresa. La colaboración de los directivos de la empresa durante el proceso es indispensable, ya que son los que conocen la empresa.

La aplicación habitual de la evaluación integral y el seguimiento para verificar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas forman ciclos de revisión permanente que tienen, como consecuencia, que las evaluaciones subsecuentes sean cada vez más específicas y se realicen en menor tiempo.

Los alcances

Al término de la evaluación, se deberán obtener recomendaciones y consejos congruentes con las necesidades y posibilidades del organismo, de tal forma que se implanten métodos y sistemas que mejoren su administración y operación en general.

Es trascendental establecer el alcance con objetividad, para poder elaborar un trabajo significativo, que pueda terminarse en un periodo razonable. Cuando se determina el alcance del estudio de una evaluación integral, se deberá tomar en cuenta los siguientes factores de la empresa que se evalúa.

1. Los fundamentos legales, objetivos, metas, programas, sistemas y controles.
2. El estado del entorno.
3. El área geográfica que abarca.
4. La complejidad estructural y funcional.
5. El grado de desarrollo organizacional.
6. La dimensión y alcance de las interrelaciones y operaciones internas y externas.
7. La disposición de los recursos necesarios para la realización.
8. El tiempo necesario.
9. Las facilidades que se tengan para obtener la información.
10. Lo que espera obtener el cliente que contrata la evaluación.

La evaluación integral debe ser flexible en su alcance, ya que éste dependerá de la cantidad de elementos y factores a evaluar, y estará condicionado a situaciones e intereses que determinarán el grado de profundidad y la dimensión en cada empresa, así como el tiempo y las actividades que se realizarán.

Resultados esperados

Hay diferentes formas de conseguir ventajas y beneficios de la aplicación de la evaluación integral; en gran parte dependen de la problemática y características particulares de cada empresa.
Algunas de las ventajas y beneficios de la evaluación integral son:

• Establece si la empresa está operando con las utilidades que debiera o, en su caso, si está cumpliendo con los objetivos sociales que se planteó.
• Reconoce áreas específicas que pueden mejorarse y en donde la aplicación de la evaluación integral pueda rendir los resultados más útiles.
• Acredita la eficacia en el cumplimiento de los objetivos y metas planteados, y detecta la existencia de oportunidades para mejorar.
• Examina la eficiencia y eficacia del personal.
• Comprueba como se manejan los recursos y el uso que se les da.
• Determina la oportunidad, congruencia y calidad con que se toman las decisiones.
• Comprueba la calidad, confiabilidad y utilización de la información gerencial.
• Compara el logro de las metas en relación con los planes, pronósticos y presupuestos asignados.
• Comprueba la validez y congruencia de la estructura organizativa.
• Examina la planeación, organización, programación, presupuestación, integración y dirección de la empresa.
• Comprueba el cumplimiento de políticas y procedimientos establecidos.
• Crea la necesidad de mejoras a los sistemas y procedimientos existentes.
• Examina la utilización de las capacidades del organismo.
• Confirma si existen parámetros razonables para juzgar la congruencia de los recursos asignados al logro de las metas y objetivos.
• Confirma la existencia e idoneidad de criterios para identificar, clasificar y medir los datos relevantes a la operación, verificando igualmente que se hayan adoptado parámetros adecuados para evaluar la economía, eficiencia y eficacia de la empresa.
• Señala fallas en procedimientos y desempeños operacionales.
• Identifica cargas de trabajo, definiendo con claridad funciones, responsabilidad y relaciones entre los órganos para evitar duplicidad o trabajo innecesario.
• Facilita métodos de trabajo y operaciones administrativas para reducir el tiempo ocioso y lograr el aprovechamiento pleno de la realización de esfuerzos.
• Puntualiza criterios para la medición de áreas problema y las causas que las originan.
• Comprueba si los sistemas de registro incluyen la totalidad de las operaciones realizadas; los métodos y procedimientos permiten confiar en la información financiera y operacional y si reflejan adecuadamente tanto lo referente a la obtención y empleo de recursos como el cumplimiento de los objetivos y metas definidas por la dirección de la empresa.
• Identifica el clima laboral en el que se despliega la empresa.
• Identifica los orígenes y gravedad de los problemas.
• Genera dictámenes y recomendaciones que permiten reducir costos y aumentar el rendimiento del capital.

Los beneficios de la evaluación integral se dan en varias etapas, unos son inmediatos y otros necesitan tiempo para fructificar y alcanzar su potencial.