Zips del Conocimiento - Secretaria virtual

Resumen del recurso

Investigamos en la red sobre las actividades que realiza una secretaria virtual. Le contamos que hacen y con que herramientas desarrollan sus actividades.

Tabla de contenidos
1. ¿Qué hace una secretaria virtual?
2. Herramientas 1. ¿Qué hace una secretaria virtual?

Normalmente una secretaria virtual desarrolla un número de actividades dependiendo directamente de las habilidades y conocimientos que posee, pueden llevar la agenda del contratante, atendiendo y anotando los mensajes telefónicos, así como organizarle las citas.

Generalmente cuentan con una oficina virtual donde el jefe, no importa donde esté, accede a través de una clave y ve todo el trabajo y las citas que le ha organizado.

Algunas oficinas virtuales, utilizan los mismos software´s de e-learning adaptados pero requieren tener un sitio web. En este caso se pueden optar por servicios privados como sobresalir.com o libres como claroline o dokeos. Para las secretarias que no no tienes aún una propia página en Internet pueden optar por servicios como BSCW.

Redactan cartas, imprimen, ensobran y las envían, ahorrando y optimizando el tiempo del contratante. También realizan este servicio vía teléfono, fax o e-mail. Muchas de ellas son traductoras, por lo que el trabajo que ofrecen puede ser realizado en diferentes idiomas.

Otros servicios habituales son la realización de estadísticas, la búsqueda de información, la lectura de diarios, la realización de encuestas de mercado, la recepción y envío de e-mails, el tipeado de documentos, armado de contenidos, la organización y coordinación de cursos y eventos.

2. Herramientas

Como suelen atender a más de un cliente, que son de lo más variados, van desde empresas, pymes hasta profesionales independientes, utilizan un contador de tiempo del tipo "Time Stamp", Open Source. Este software les permite emitir un resumen mensual por cliente, que resulta muy útil en el caso de haber pactado un pago por hora. Además es la constancia y registro de los trabajos realizados que pueden enviarse junto con la factura de cobro.

Otra herramienta que no puede faltar es un mensajero instantáneo, tipo Messenger, icq, irc, yahoo u otros. El Trillian puede ser muy útil ya que permite tener en un solo lugar a todos los mensajeros instantáneos a la vez. Estar en línea permanentemente da seguridad al cliente, pero requiere que tengamos una buena conexión. Si el trabajo aumenta, hay que pensar en conseguir una conexión de banda ancha y animarse a utilizar la webcam para verse con el cliente.

En Argentina, el valor por hora de una secretaria virtual oscila entre $ 30 y $ 50. Si estás investigando para introducirte en esta actividad, te conviene vincularte con quienes ya están en el tema en sitios como ww w.tic.org.ar o secretariasenred.com/uploads/Secresvirtuales.htm

Las empresas que contratan estos servicios se ven beneficiadas ya que cuentan con asistencia profesional cada vez que lo necesitan sin sobrecargar sus costos.

Contar con la persona adecuada en el momento preciso, puede mejorar la relación con un cliente y como consiguiente efecto lograr nuevas ventas y oportunidades de negocios.

Resulta útil para agregar horas a los horarios normales para atender clientes en países con usos horarios diferentes, o como refuerzo de una secretaria presencial en épocas de mucho trabajo.

Garantizar un excelente trabajo profesional en la atención al cliente, respetando las indicaciones, manejándose con reserva y respeto, es la clave del éxito de una secretaria virtual.
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Autor y Licencia de esta obra:
Sonia A. Boiarov - caminandoutopias.org.ar
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