Zips del Conocimiento - Estrategia para ser más productivo

Primero: Hacer una lista por escrito de todas las actividades semanales relacionadas con nuestro negocio: capacitaciones a tomar, llamadas telefónicas, reuniones con nuestro equipo, contactos con prospectos, seguimiento de los mismos, presentación de productos y del plan de negocios, visitas de posventa. Segundo: Realizada la lista anterior, analizar dichas actividades programadas, separándolas en diferentes columnas según la importancia y prioridad asignada, de la siguiente manera:

Análisis de la importancia:
• Muy importante: deben realizarse sin falta
• Importantes: deberían hacerse
• No tan importantes: son útiles pero no imprescindibles
• Sin importancia: pueden dejarse para más adelante

Análisis de la urgencia:
• Muy urgentes: deben hacerse ahora
• Urgentes: deben hacerse pronto
• No urgentes: pueden hacerse en el mediano plazo
• El tiempo no es factor: pueden hacerse cuando estemos menos exigidos de tiempo

Análisis de la delegación de actividades:
• Debo hacerlo yo
• Puede delegarse en A: otro vendedor o distribuidor que esté capacitado para la tarea.
• Puede delegarse en B: actividad de poca responsabilidad para alguna persona nueva en el negocio que necesite aprender.
• Puede delegarse en C: tal vez alguna persona que esté detenida por falta de motivación y requiera un estímulo.

Análisis de relaciones:
• Personas con quienes debo comunicarme todos los días: integrantes de mi equipo de ventas, coordinadores zonales, clientes que requieren atención, seguimiento a prospectos ya contactados anteriormente.
• Personas con quienes debo contactarme frecuentemente: usuarios o clientes que requieren servicios, prospectos a quienes presenté el producto o el plan de negocios y les dejé material informativo de seguimiento.
• Personas con quienes debo comunicarme regularmente: entrenadores, miembros de mi equipo que requieren ayuda técnica, miembros de mi equipo que necesitan ser estimulados.

Tercero: Efectuada la lista semanal de actividades y analizadas según su importancia, urgencia, factibilidad de delegar algunas tareas y las frecuencias de los contactos con las relaciones habituales, se facilitará la elaboración de una agenda homogénea y eficaz. De allí a componer la agenda mensual, hay tan solo un paso.

Es preciso tener cierto grado de flexibilidad en nuestras agendas, dejando pequeños espacios de tiempo libre entre una y otra tarea o compromiso, suficientes como para poder solventar cualquier imprevisto que se presente.

Fuente: Lo urgente y lo importante Por Tomás Berriolo del sitio ganaropciones.com