Zips del Conocimiento - Cómo desarrollar una mentalidad de planeación

Una de las quejas más frecuentes de los profesionales de hoy es que el tiempo “no les alcanza para nada”. Usted debe prepararse para enfrentar este problema y pensar que todas las actividades que va a realizar en su nuevo empleo deben apuntar a sus metas y principios personales.

Existen muchas metodologías, cuadros, sistemas y demás herramientas que, aplicándolas con dedicación, logran generar hábitos positivos en el manejo del tiempo. Sin embargo, a pesar de la variedad, al final todas buscan un mismo objetivo: Priorizar responsabilidades, organizar actividades, según su importancia y urgencia, y , especialmente, reconocer que cada compromiso que se adquiere afectará directamente en la imagen de seriedad y profesionalismo que se quiere proyectar.

En la medida en que la usted se haga esa reflexión y conecte todas sus funciones a uno o más objetivos y propósitos personales, el manejo del tiempo y la capacidad de planeación serán mucho más fáciles de desarrollar.

Según el libro de Stephen Covey “Primero lo Primero”, la moderna administración del tiempo, para el líder se centra en hacer primero lo importante para la vida, realizar aquellas actividades que le dan sentido al SER, que le ayudan a trascender. En este orden de ideas, las actividades Covey las clasifica de la siguiente manera:

1. Urgentes: las que hay que hacer ya, que son vitales en ese momento.

2. Importantes: las que contribuyen a realizar la misión personal.

3. No urgente: que se pueden dejar para después.

4. No importante: que no están ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio.

Frente a esto, existen cuatro cuadrantes que según Covey toda persona desarrolla sus actividades y se pueden convertir en la mejor herramienta para administrar efectivamente el tiempo:

-----------------------URGENTE--------NO URGENTE
IMPORTANTE--------_______---------___________
NO IMPORTANTE---_______---------___________

Por otra parte, el sistema que Do it plantea se rige, a grandes rasgos, en 3 principios básicos:

1. Manejar procesionalmente tanto citas como reuniones

Prepárese con anticipación: pregúntese que información va a requerir y quién más tiene que avisar.

Obtenga toda la información que necesita. Asegúrese de tener los datos correctos del lugar y la hora del encuentro.

Puntualidad. La única manera de llegar a tiempo es salir con tiempo.

2. Clasificación de las tareas:

Consiste en clasificar en cinco categorías las actividades o tareas pendientes por realizar:

Actividades tipo A: las tareas que planea realizar hoy y que son vitales para su productividad diaria. Así surjan imprevistos, éstas tienen que evacuarse.

Actividades tipo B: las tareas que son importantes, pero que tienen un límite más amplio de espera.

Actividades de seguimiento: aquellas tareas que usted no realiza, pero que, como su nombre lo indica, les debe hacer seguimiento.

E-mails y llamadas: estas tareas se deben realizar en conjunto a una hora determinada del día. De esta forma, le será más fácil evacuar estas actividades que generalmente quitan mucho tiempo.

3. Conozca dónde está la información:

Lo único que usted va a realizar en su futuro trabajo es manejar información. Nada más.

Así que organícela: escriba todo lo que pasa en el día en un solo lugar. Mantenga carpetas de archivo a la mano y no deje acumular papeles para archivar. Tenga a mano los datos que requiere frecuentemente.

Para Felipe Jordan, las siguientes recomendaciones harán que la metodología o sistema que Do it maneja, sea mucho más efectiva:

1. Contar con una herramienta. Una agenda con un planificador diario, en la que haya suficiente espacio para hacer anotaciones, en la que se pueda planear las actividades que se desprenden de las responsabilidades más importantes.

2. Tener sólo 1 herramienta. Suele pasar que, con el afán de tener siempre por escrito las actividades del día, las personas tienden a tener más de una agenda o, usualmente tienden a convertirla en un cuaderno. Por eso, es necesario utilizar una herramienta útil, pero una sola.

3. Usarla. Es muy posible que la agenda se convierta simplemente en un “adorno” más en su escritorio o simplemente en un útil directorio telefónico. Es importante usar la herramienta y hacer que le sea realmente útil.

4. Re-agendar las tareas. Muchas veces pasa que las personas olvidan las actividades que no se pudieron cumplir en el día y no las posponen en su agenda. Esto hace que se queden cada vez más represadas. La clave está en re-agendarlas y cumplirlas al día siguiente, obviamente, si pueden esperar.

5. No planear sólo diariamente. La planeación diaria es muy importante, pero ésta debe corresponder a lo que se quiere hacer en un contexto más amplio, ya sea mensual, trimestral o bimestralmente, dependiendo de cada cual.

Fuente: Clickempleo.com